Den nye bogføringslov

Ny bogføringslov - fremtidens bogføring skal være digital 

Bogføringen skal i fremtiden være digital - det forudsætter en ny bogføringslov. Det betyder, at hvis du i dag laver dit regnskab i Excel - eller på de stiplede linjer i din notesbog - og opbevarer dine bilag (kvitteringer, fakturaer, osv.) fysisk, så skal du - højst sandsynligt - inden for de næste par år flytte dit regnskab til et digitalt regnskabsprogram, der understøtter digital opbevaring af dine bilag.

Hvornår træder bogføringsloven i kraft?

Bogføringsloven er officielt trådt i kraft den 1. juli 2022, men kravene til digital bogføring udfolder sig over over en flerårig periode startende fra juli 2024. Nedenfor kan du se en tidslinje over de vigtigste datoer i forbindelse med bogføringsloven. Du skal dog være opmærksom på, at datoerne i løbende kan ændre sig.  Vi sørger for at opdatere tidslinjen, når der kommer ændringer.

Et krav, der er trådt i kraft, og som mange virksomheder derfor allerede nu skal forholde sig til, er kravet til udarbejde af en beskrivelse af din din virksomheds bogføringsprocedurer.

Krav til beskrivelse af bogføringsprocedurer

Ifølge bogføringsloven skal din virksomhed udarbejde en beskrivelse af jeres bogføringsprocedurer (paragraf § 6), herunder procedurerne for jeres transaktioners løbende registrering og betryggende opbevaring, samt hvem der er ansvarlig for procedurerne. Virksomhederne skal efterleve kravet i deres førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. oktober 2022. De fleste virksomheder har et regnskabsår eller indkomstår, der følger kalenderåret, hvilket betyder, at beskrivelsen senest skal være klar d. 1. januar 2023 for de virksomheder.

Beskrivelsen skal være udarbejdet og opbevares, så den kan udleveres til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med eventuel kontrol. Som e-conomic bruger har du mulighed for at opbevare din beskrivelse direkte i programmet. Det eneste du skal gøre er at trykke på det orange tandhjul i applikationen, vælge “Alle indstillinger”, og herefter “Stamoplysninger”. I bunden af siden finder du en skabelon til beskrivelsen af dine bogføringsprocedurer, som du skal tilpasse til din egen virksomhed og herefter gemme. Du kan også vælge at uploade dit eget dokument i stedet for at bruge vores skabelon.

Find vores skabelon for beskrivelsen af dine bogføringsprocedurer og læs mere om kravet:

Find skabelonen her    Læs mere om kravet her

Her er de forventede datoer for ikrafttræden af nye krav:

I denne tidslinje har vi samlet de vigtigste datoer for de krav, der ikke allerede er trådt i kraft.

* Pligten til digital bogføring træder tidligst i kraft på det forventede tidspunkt - dog kendes de præcise datoer ikke.
** Med en nettoomsætning på over 300.000 kr. i to efterfølgende år.

Kender du ikke din regnskabsklasse, kan du læse mere her.

Læs mere om regnskabsklasser

Skal jeg skifte regnskabsprogram?

 

Få helt styr på den nye bogføringslov

I Danmark er alle erhvervsdrivende virksomheder - som udgangspunkt - underlagt bogføringsloven. Det betyder, at de har pligt til at bogføre i overensstemmelse med de retningslinjer, der står beskrevet i loven. Det samme gælder for virksomheder, der laver bogføring for andre (fx revisorer). Fremover kommer de til at dele ansvaret for, at alle krav overholdes med de virksomheder, de bogfører for. 

Det er vigtigt, at du har styr på, hvordan du lever på til bogføringsloven. Derfor stiller vi nu skarpt på, hvilke krav, der fremgår af den nye lov - både de videreførte og de nye.

Hvilke krav går igen?

Nogle af kravene er videreført fra den tidligere lov. Det betyder, at hvis du havde pligt til at bogføre, før den nye lov kom til, så har du det stadig i dag. Desuden skal du fortsætte med at bogføre nøjagtigt og hurtigst muligt efter en transaktion. Du skal gemme dit regnskabsmateriale - på en sikker måde - i fem år. Og du skal stadig løbende lave afstemninger - fx med banken - for at sikre, at din bogføring er opdateret.

Hvilke nye krav er kommet til?

Der er ingen tvivl om, at den mest omfattende ændring i den nye bogføringslov er kravene til digital bogføring og digital opbevaring af bilag. I bogføringsloven er der formuleret en række krav til de digitale bogføringssystemer, både til dig som bruger af et digitalt bogføringssystem og til udbyderne af digitale bogføringssystemer.

Hvem er pålagt kravene?

De fleste virksomheder i Danmark er pålagt kravet om at digitalisere regnskabet og opbevaringen af bilag. Du er dog undtaget, hvis din virksomhed har en årlig nettoomsætning på 300.000 kr. eller derunder i to følgende år. Læs, hvordan den nye bogføringslov kommer til at påvirke din virksomhed her.

Hvilke krav er der til dit digitale bogføringssystem?

Som vi har nævnt, er der nogle specifikke krav, som dit digitale bogføringssystem skal leve op til, før det kan blive godkendt til bogføring. Loven fastlægger tre områder, som kravene vil falde inden for:

- Understøtte registrering og sikker opbevaring af dine posteringer og bilag i mindst fem år
- Opfylde anerkendte standarder inden for it-sikkerhed, og sikre automatisk sikkerhedskopiering af posteringer og bilag
- Lette den administrative arbejdsbyrde gennem automatisering - bl.a. ved at understøtte fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer og give brugeren mulighed for, at der kan konteres i overensstemmelse med en offentlig standard kontoplan.

I e-conomic gemmer vi dine regnskabsdata i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i loven, og vi tager løbende en back-up af dine data, så du er sikker på, at dit regnskabsmateriale opbevares sikkert i mindst 5 år. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du ikke længere er kunde hos e-conomic og ikke har købt en arkivlicens, så har du ikke adgang til dine gamle regnskabsdata på trods af, at vi har dem gemt. Desuden har vi et meget stort fokus på it-sikkerhed - det er vores ISAE 3402 erklæring et klart bevis på. Alle kunder i e-conomic har også mulighed for - helt gratis - at sende og modtage e-fakturaer. Det er ikke blot mere sikkert, det giver også langt færre manuelle processer.

I e-conomic har vi et stort fokus på at overholde bogføringsloven, og vi bliver derfor et godkendt bogføringssystem af Erhvervsstyrelsen. 

Hvad kan du gøre for at leve op til kravene?

Er du en af de mange, der er pålagt kravet om digital bogføring og opbevaring af bilag? Så betyder de nye regler, at du skal:

Desuden kan Erhvervsministeren på sigt fastsætte regler om, at du skal registrere dine transaktioner vedrørende køb og salg med e-faktura, som dokumentation for transaktionen.

Du kan selv vælge om du vil bruge et bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen eller om du vil bruge et, der ikke er registreret - men selvfølgelig stadig opfylder kravene. Vælger du den sidste løsning påtager du dig selv ansvaret for, at bogføringssystemet lever op til lovens krav, og du kan forvente, at dit system vil blive tjekket i forbindelse med besøg fra Erhvervsstyrelsen.

Hvilke krav er der til udbydere af digitale bogføringssystemer?

Først og fremmest skal udbydere af digitale bogføringssystemer selvfølgelig sikre, at deres program lever op til de krav, der er formuleret for digitale bogføringssystemer.

Herudover skal systemet anmeldes til Erhvervsstyrelsen senest den 31. oktober 2023 med formålet at blive registreret som et godkendt bogføringssystem. Erhvervsstyrelsen offentliggør den 1. januar 2024 en liste over alle godkendte bogføringssystem i Danmark. Har du et bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen, er det udbyderens ansvar at sikre, at de løbende lever op til kravene. Du behøver derfor ikke bekymre dig om, hvorvidt dit bogføringssystem er godkendt til bogføring.

Udbydere af digitale bogføringssystemer har også pligt til at stille virksomhedens registrerede transaktioner og bilag til rådighed for bl.a. myndighederne. Her er formålet igen at øge indsatsen mod finansiel kriminalitet, da det bliver sværere for virksomheder at skjule bogføringsmateriale.

I e-conomic er vi løbende i tæt dialog med Erhvervsstyrelsen og sørger selvfølgelig for at implementere alle nye krav i tide. Du kan derfor trygt vælge e-conomic som dit fremtidige regnskabsprogram.

Hvilke øvrige krav er der kommet til i den nye bogføringslov?

Selvom kravene til digital bogføring og opbevaring af bilag utvivlsomt er den mest væsentlige ændring i den nye bogføringslov, så er der også kommet nye krav til, der ikke direkte handler om digitalisering. Vi har listet et par her.

Skematisk oversigt over bødeniveauer for overtrædelser af bogføringsloven