e-copedia hjælpecenter

e-conomic Bilagsanmodning: Oversigt og funktion

Funktionen Bilagsanmodning i e-conomic lader bogholderen anmode kollegaer om manglende kvitteringer. Funktionen gør det let at indsamle bilag, du mangler, direkte i e-conomic, hvilket effektiviserer arbejdsgange vedrørende bilagshåndtering.

Bilagsanmodning er en kernefunktion, hvilket betyder, at den er tilgængelig i alle e-conomic pakker uden ekstra beregning

Bilagsanmodning holder øje med poster i dine kassekladder og noterer, hvis posteringer mangler bilag. Dette giver et overblik over manglende bilag og giver mulighed for at sende bilagsanmodninger til enhver bruger i din aftale.

Når du sender en anmodning, modtager en normal bruger eller en udgifstbruger en e-mail med et link direkte til fanen Mine opgave i e-conomic, samt en notifikation i e-conomic mobilappen. Hvis det er en bilagsindsender får de kun en notifkation i app'en. Det gør det nemt for brugeren selv at vælge, om de vil uploade bilaget via deres computer eller tage et billede af kvitteringen med mobilen og sende det direkte tilbage til bogholderen

Om e-conomic mobil appen

e-conomic appen er super smart at have med på farten eller gøre brug af hvis du lige hurtigt skal ordne noget i e-conomic, men ikke orker at åbne computeren.

Med e-conomic appen har du e-conomic ved hånden, når du er på farten. Hold styr på dine kunder og varer direkte i vores app eller send tilbud, ordrer og fakturaer.

I mobil-appen finder du fanen Mine opgaver, som hjælper dig med at holde styr på opgaver, der kræver din handling. Du finder Mine opgaver ved at trykke på klokke-ikonet i højre hjørne, når du er logget ind på din aftale i appen. Her kan du blandt andet godkende dokumenter, besvare dokumentanmodninger og håndtere kvitteringer til betalingskort direkte fra din mobil.

Fanen er opdelt i Afventer og Alle. Under Afventer ser du kun de opgaver, der mangler at blive behandlet, mens Alle giver adgang til både aktuelle og tidligere opgaver. Det gør det nemmere at fokusere på de vigtigste opgaver uden at skulle gennemgå en lang liste af tidligere notifikationer.

Mine opgaver ligger samme sted som det tidligere notifikationscenter og understøtter den samme arbejdsgang, men med et mere overskueligt og handlingsorienteret overblik.

Du kan gratis oprette medarbejdere som Bilagsindsendere i e-conomic. Bilagsindsendere kan besvare bilagsanmodninger og sende bilag via mobilen, uden at have adgang til resten af regnskabet. Se hvordan du opretter bilagsindsendere her.

Det fulde workflow for Bilagsanmodning inkluderer: anmodning i kassekladden, upload via mobilen og godkendelse i e-conomic. Denne vejledning forklarer, hvordan du anmoder om manglende bilag til bilagsindsendere, hvordan de tilføjer bilaget via e-conomic appen, og hvordan du godkender bilaget i e-conomic.

Gennemførelse af Bilagsanmodningen

Denne sektion gennemgår de nødvendige procedurer for at anmode om bilag, samt hvordan bilag indsendes via mobilappen.

Anmodning om bilag til ikke-bogførte posteringer

Dette er processen for at anmode om et bilag til en postering, der endnu ikke er bogført i e-conomic.

1. Gå til fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Anmod om bilag" under "Bilagsanmodning" i menuen til venstre.

3. Marker posteringerne ude til venstre, som du vil anmode om bilag til.

   

4. Tryk på den blå knap "Send anmodning".

5. Vælg den bruger, som skal sende et billede af bilaget, og tryk på "Send".

   

Hvis du sender en anmodning på en postering, hvor momsbeløbet er fratrukket, vil momsbeløbet blive lagt på igen i visningen på mobilappen. Dette sikrer, at beløbet i mobilappen matcher det beløb, der vil stå på kvitteringen, som der anmodes efter.

Anmodning om bilag til bogførte posteringer

Følg denne procedure for at anmode om bilag til posteringer, der allerede er bogført i e-conomic.

1. Gå til fanen "Regnskab".

2. Tryk på "Anmod om bilag" under feltet "Bilagsanmodning".

3. Tryk på filtrerings-ikonet oppe i højre hjørne af siden.

4. Sæt hak i feltet "Vis bogførte posteringer" og udfyld diverse felter med informationer, der kan indskrænke søgningen efter posteringen.

   

5. Tryk på den blå knap "OK".

6. Marker de posteringer, som du vil anmode om bilag til, og tryk på knappen "Send anmodning".

7. I vinduet, der åbner, vælger du den bruger, du vil sende bilagsanmodningen til, og trykker derefter på den blå knap "Send".

Indsendelse af bilag via e-conomic Mobilapp

Bilagsindsendere kan tilføje et bilag i e-conomic appen efter modtagelse af en bilagsanmodning.

1. Åbn e-conomic appen på din telefon.

2. Naviger til notifikationer for at finde anmodningen:

   • Hvis din bruger er registreret som bilagsindsender, skal du trykke på menupunktet "Hjem" og herefter på notifikationsikonet i højre hjørne.

   • Andre brugere kan trykke direkte på "Notifikationer" i højre hjørne, så snart appen er åben.

3. Tryk på notifikationen "Bilagsanmodning", hvor status er markeret som "Afventer".

4. Tryk på knappen "Tilføj bilag".

5. Tag et billede af bilaget eller vælg et eksisterende billede fra din telefon.

6. Tryk på knappen "Send".

   

Modtagelse af anmodning på e-mail og i fanen "Mine opgaver"

Ud over notifikationen i mobilappen, vil du også modtage en e-mail. Denne e-mail indeholder et link direkte til fanen Mine opgaver i e-conomic.

I fanen "Mine opgaver" får du et fuldt overblik over alle afventende og tidligere håndterede bilagsanmodninger, hvilket gør det nemmere at holde styr på, hvilke bilag der mangler.

Når der anmodes om et bilag, sendes der en e-mail til brugeren. Hvis brugeren ikke uploader bilaget med det samme, vil systemet automatisk sende en daglig påmindelse - se Bilagsanmodning: Håndtering, Status og Indstillinger for detaljer..

Denne funktion er slået til som standard for brugere med adgang til web-applikationen. Brugeren kan afmelde sig påmindelsen via linket i bunden af e-mailen.