e-copedia hjælpecenter

Introduktion til Firmakort administration

Denne sektion er skrevet til Administratorer og Superbrugere og forklarer, hvordan man styrer virksomhedens Firmakort. Styring af Firmakort omfatter nøglefunktioner såsom bestilling, spærring, optankning af penge og overførsel af transaktioner til kassekladde for bogføring. Denne guide beskriver, hvilke Firmakort-funktioner Superbrugere og Administratorer kan anvende, og hvordan de udnyttes fra tilføjelse af penge til kontoen til betaling og vedhæftning af bilag til bogføring i din kassekladde.

Forskelle i adgang: Superbruger vs. Normal Bruger

Adgangen til Firmakort-funktioner afhænger af brugerrollen. Der skelnes mellem normale brugere/udgiftsbrugere og superbrugere/administratorer. Kun superbrugere og administratorer har den nødvendige adgang til at fuldføre opsætning og administration af Firmakort. Normale brugere og udgiftsbrugere har begrænset adgang for at sikre kontrol og datasikkerhed.

Superbruger og Administrator funktioner

Som Superbruger eller Administrator har du fuld kontrol over virksomhedens Firmakort. Superbrugere og Administratorer har udvidede rettigheder til styring af Firmakort, herunder:

• Tilføje bilag til alle transaktioner på Firmakort-aftalen, uanset hvilken bruger der har foretaget købet.

• Tilføje penge til Firmakort-kontoen.

• Administrere alle virksomhedens Firmakort, herunder at bestille, spærre, genåbne eller slette kort.

• Få adgang til menupunktet "Kontooversigt" for at se den aktuelle saldo for Firmakort-kontoen.

Håndtering af Firmakort under Mine kort

Virksomhedens Firmakort administreres via menupunktet "Mine kort". Kortoversigten giver et samlet overblik over alle virksomhedens kort med de relevante informationer.

I kortoversigten kan Superbrugere filtrere oversigten og tilpasse, hvilke kolonner der skal vises først, samt justere kolonnernes bredde.

Ved at trykke på et Firmakort i kortoversigten kan Superbrugeren spærre, genåbne eller slette kortet på vegne af den tilknyttede bruger.

Via kortets "Indstillinger" kan Superbrugeren fastsætte den "Månedlig forbrugsgrænse". Denne grænse definerer, hvor meget kortet maksimalt kan bruges hver måned. Det fastsatte beløb fornyes automatisk den 1. i hver måned.

Oversigt over Firmakontoens saldo og forbrug

Øverst på siden "Kontooversigt" vises tre centrale felter, som giver et øjeblikkeligt overblik over firmakontoens økonomi: nuværende saldo, tilgængelige beløb og kredit.

Siden "Kontooversigt" indeholder også en rapport over månedligt forbrug for alle aktive Firmakort. Perioden for denne graf kan justeres ved at klikke på feltet til højre for "Periode" og vælge fra listen. Yderligere diagramindstillinger, såsom ændring af diagramtypen eller eksport som en png-fil, findes under ikonet med de tre prikker.

"Tjekliste for at komme i gang" er et element på Kontooversigten, der er relevant ved opsætning af Firmakort. Når alle punkter på tjeklisten er fuldført (har fået flueben), kan listen fjernes fra overblikket. Dette gøres ved at trykke på ikonet med de tre prikker i øverste højre hjørne af siden og vælge "Skjul dig". Tjeklisten kan alternativt beholdes som en hurtig genvej til funktionerne "Bestil kort" og "Tilføj penge".