e-copedia hjælpecenter

Koncept og formål med fordelingsnøgler

Fordelingsnøgler bruges til automatisk at splitte en omkostning eller indtægt ud på flere dimensioner (f.eks. 60/40) ved bogføring. De sikrer ensartethed og dokumentation, så det er tydeligt, hvordan udgift eller indtægt er fordelt.

Med en fordelingsnøgle kan du fordele din virksomheds udgifter og indtægter til diverse dimensionsværdier, når posteringer bogføres. En fordelingsnøgle hjælper dig med automatisk at fordele beløb på flere dimensionsværdier, uden at du skal gøre det manuelt hver gang.

Fordelingsnøgler er nyttige til alle slags fællesudgifter, hvor flere afdelinger skal bære en andel. Du opretter fordelingsnøglen med de ønskede fordelingsprocenter – for eksempel 60 % til én afdeling og 40 % til en anden – hvorefter systemet automatisk håndterer fordelingen, hver gang du vælger nøglen. Dette resulterer i mindre tastearbejde, mere præcis bogføring og bedre overblik i afdelingsrapporter. Når du har oprettet én eller flere dimensionsværdier og fordelingsnøgler, kan du knytte disse til de udgifter og indtægter, du ønsker at fordele, mens du opretter dem.

Du kan kun oprette en fordelingsnøgle til de dimensionsværdier, der hører under samme dimension, og det er ikke muligt at oprette fordelingsnøgler på tværs af dimensioner.

Fordelingsnøgler må IKKE benyttes på posteringer, der er registreret i anlægskartoteket.

Sådan opretter du en fordelingsnøgle

1. Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".

2. Tryk på "Kategorier og enheder" i menuen til venstre og vælg "Dimensioner".

3. Tryk på "Dimensionsværdier" og vælg "Opret ny". Her skal du vælge "Ny fordelingsnøgle".

4. Du får nu vist et pop op vindue, du kan arbejde videre i.

5. Start med at udfylde det nummer og navn som fordelingsnøglen skal have.

6. I felterne under dimensionens navn skal du angive nummeret for den dimensionsværdi du vil fordele ud på.

7. I felterne under "% - fordeling" skal du angive den procentsats som den tilhørende dimensionsværdi skal have.

8. Hvis du ønsker at en procentsats ikke skal fordeles ud på nogen afdeling kan du angive satsen i fordelingsfeltet ud for "Ingen".

9. Tryk på "Ny linje" for at tilføje flere dimensionsværdier og satser.

10. Når du har fordelt 100% kan du afslutte ved at trykke på "Gem".

Opsætning og konfiguration af fordelingsnøgler

Dette afsnit beskriver felterne, der skal udfyldes under oprettelsen af en ny fordelingsnøgle.

Viser valg af 'Ny fordelingsnøgle' under knappen 'Opret ny' i listen over dimensionsværdier – bruges til at starte oprettelsen af en ny fordelingsnøgle.

Følgende felter definerer opsætningen af fordelingsnøgler:

• Nr.: Angiv det nummer, du ønsker, fordelingsnøglen skal have. Det anbefales at vælge et nummer, der er højere end dimension- og dimensionsværdiernes numre, for at sikre, at du ikke bogfører på samme nummer.

• Navn: Indtast det ønskede navn. Et beskrivende navn, f.eks. "60/40", gør det lettere at vælge den korrekte fordelingsnøgle ved bogføring af bilag.

• Adgang: Vælg "Åben", hvis fordelingsnøglen skal kunne benyttes i bogføringen, eller vælg "Spærret", hvis fordelingsnøglen skal deaktiveres og ikke længere kunne bruges.

• Dimensionsnavn: Her vises navnet på den valgte dimension. I feltet under Dimensionsnavn skal du angive nummeret for den dimensionsværdi, du vil fordele beløbet til. Hvis du ikke kan huske dimensionsværdinummeret, kan du trykke på "Søg på liste" i udkanten af feltet og vælge en eksisterende dimensionsværdi eller oprette en ny.

• %-fordeling: Indtast den procentandel for hver dimensionsværdi, som beløbet skal fordeles med. Når du bogfører, henføres denne andel af beløbet til dimensionsværdien.

• Ny linje: Klik på "Ny linje" for at tilføje en ekstra dimensionsværdi til fordelingen.

Krav til fordelingen:

Summen af den procentvise fordeling for alle dimensionsværdier skal være præcist 100 % for, at du kan oprette fordelingsnøglen. Hvis du ønsker, at en andel af beløbet ikke skal fordeles ud på en dimensionsværdi, skal du angive procentsatsen i feltet ud for "Ingen". Mens du opretter fordelingsnøglen og fordeler procentsatser, kan du i bunden af skærmbilledet løbende følge med i, hvor meget du allerede har fordelt, og hvor meget du stadig mangler at fordele.

Anvendelse af fordelingsnøgler i bogføringen

Når du opretter en postering, skal du tilvælge din fordelingsnøgle i dimension-feltet.

Systemet fordeler nu beløbet automatisk ud på de forskellige dimensionsværdier, baseret på de procentsatser du har defineret under opsætningen af fordelingsnøglen. Dette sikrer en præcis opdeling af beløbet på dimensionsniveau, hvilket er ideelt for interne rapporter. Når du har bogført en postering, og har benyttet en given fordelingsnøgle, er det ikke længere muligt at ændre i selve fordelingsnøglen.