elektronisk fakturering i e-conomic
Gør din samhandel nemmere – spar tid og undgå fejl
fremtidens faktura er elektronisk
Gratis for alle e-conomic-brugere
At sende eller modtage en faktura skal være så nemt som muligt. Derfor har vi gjort elektronisk fakturering gratis for alle e-conomic-brugere. Når du modtager elektroniske fakturaer, lander de automatisk i din Inbox i e-conomic, hvor du nemt kan behandle dem. Og når du sender en elektronisk faktura, kan du følge leveringen og være sikker på, at den ikke forsvinder i et spamfilter i din kundes indbakke. Elektronisk samhandel giver sikker levering, bedre sporing og færre manuelle processer. Derfor er fremtidens faktura elektronisk.
Uden elektronisk fakturering
Når du modtager PDF-fakturaer på email, følger der en række manuelle processer med. Du skal både downloade, printe og uploade fakturaen til e‑conomic. Altsammen tidskrævende arbejde med risiko for fejl.
Med elektronisk fakturering
Når du modtager elektroniske fakturaer overføres oplysninger fra din leverandørs system direkte til din Inbox i e-conomic. Det medfører sikker levering, giver bedre sporing og kræver langt færre manuelle processer.
derfor skal du benytte elektronisk fakturering
Fordelene ved elektronisk samhandel
Spar tid og penge
Både modtager og afsender eliminerer dyre, manuelle processer og reducerer
risiko for fejl.
Undgå fakturasvindel
E-fakturaer sendes som krypteret data via sikre forbindelser, der ikke kan manipuleres.
Bedre samhandel
Slip for forsinkede betalinger og manuelle påmindelser og automatisér i stedet jeres samhandel.
færre fejl og optimerede arbejdsgange
Sådan skaber e-fakturering værdi
for Borg Sound
Læs hvordan Borg Sound har optimeret deres arbejdsgange gennem elektronisk fakturering.
”Risikoen for at en faktura bliver overset og leverandøren ikke får rettidig betaling er blevet reduceret markant med elektronisk samhandel, frem for når vi modtager fakturaer sendt som PDF via mail. De fakturaer vi modtager elektronisk har herudover mindsket vores arbejdsgange, inden fakturaerne er klar til bogføring.”
- Mette Guldberg, Intern Bogholder, Borg Sound
slip for manuelle processer
Spar tid og penge
Når du sender eller modtager e-fakturaer, slipper du for at taste oplysninger manuelt. Fakturaen bliver sendt direkte fra det ene økonomisystem til det andet – helt automatisk. Det sparer dig tid, minimerer risikoen for fejl og sikrer, at fakturaen bliver udfyldt korrekt første gang. Du undgår afviste fakturaer, forsinkelser og unødvendigt bøvl – og får mere tid til det, der faktisk skaber værdi i din forretning.
øg sikkerheden
Undgå fakturasvindel
Elektroniske fakturaer sendes som krypteret data, der ikke kan manipuleres. Svindel med fakturaer, sendt som email eller brev, omfatter ofte manipulering af kontonummer, men det kan ikke lade sig gøre med elektroniske fakturaer. Derfor kan du trygt modtage dine fakturaer elektronisk.
optimér faktureringsprocessen
Få bedre samhandel
Når du modtager dine fakturaer elektronisk, gør du også faktureringsarbejdet nemmere for både dig selv og dine leverandører, fordi jeres processer bliver automatiseret. Elektroniske fakturaer udveksles direkte mellem jeres økonomisystemer, hvilket giver dig nemmere håndtering og sikre afsender langt bedre sporing samt rettidig betaling.
sådan gør du
Send elektronisk faktura med e-conomic
I e-conomic er det ingen sag at sende en elektronisk faktura. Du opretter og sender fakturaen, som du plejer – resten klarer e‑conomics fakturaprogram. Er din kunde registreret til at modtage elektroniske fakturaer, sender e-conomic helt automatisk din faktura afsted.
Og hvis der stadig er behov for det, kan du også vælge at sende en PDF-kopi til din leverandør.
styrk samarbejdet med leverandører
Sådan får du din leverandør til at sende elektroniske fakturaer
Selvom din leverandør ikke bruger e-conomic, er der andre måder, de kan sende en elektronisk faktura på - fx via fakturanetværket Sproom. Få dine leverandører til at sende dig elektroniske fakturaer ved at:
- Have argumenterne i orden
- Lave målrettet kommunikation til dine leverandører
- Være tydelig over for nye leverandører
- Få dine medarbejdere med
- Stå fast ved din beslutning
elektronisk fakturering gør en forskel
Revisor: Det er en fordel for kunderne
Pro Økonomiservice laver regnskab for små og mellemstore virksomheder. Læs hvordan elektronisk fakturering gør en forskel for deres kunder.
Susan Pradsgaard
Direktør og revisor, Pro Økonomiservice ApS
“Elektronisk fakturering er utroligt effektivt. Der er langt færre fejl og man slipper for beskeder om, at fakturaen ikke er gået igennem, hvis man fx får skrevet forkert mailadresse eller mailadressen er blevet nedlagt. Det kommer til at give meget værdi, når alle kan modtage e-fakturaer gratis i e-conomic."
FAQ
Ofte stillede spørgsmål om
elektronisk fakturering
Herunder har vi samlet svarene på de mest stillede spørgsmål omkring elektronisk fakturering.
Hvad er en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura (også kaldet e-faktura) er en faktura, der sendes og modtages elektronisk gennem et EAN-/GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. I stedet for en PDF, der sendes via email, består e-fakturaen af krypteret data, som dit regnskabsprogram kan aflæse automatisk. Det betyder mindre manuelt arbejde og færre fejl for dig.
Hvad er et EAN-nummer og hvad er en EAN-faktura?
Et EAN-nummer (European Article Numbering) er en unik elektronisk adresse, der sikrer, at en e-faktura leveres korrekt. Hver virksomhed har sit eget nummer, hvilket gør elektronisk fakturering mere sikker end fysiske breve og emails.
EAN er en forkortelse for European Article Numbering. I dag kaldes metoden globalt for et GLN (Global Location Number), da det bruges i mange lande uden for Europa.
En EAN-faktura er det samme som en elektronisk faktura, ligesom en faktura sendt via CVR- og P-nummer også er en elektronisk faktura. I e-conomic er det muligt at få registreret en unik, elektronisk adresse via sit CVR-nummer. På den måde kan man både sende og modtage en elektronisk faktura til private virksomheder og offentlige virksomheder.
Kan jeg bruge elektronisk fakturering uden at have et EAN/GLN-nummer?
Ja, du kan godt bruge elektronisk fakturering uden et EAN-/GLN-nummer. Når du aktiverer e-fakturering på din aftale, kan dine leverandører sende e-fakturaer direkte til din virksomheds Inbox i e-conomic – nemt og sikkert.
Alle e-conomic-kunder kan sende elektroniske fakturaer gratis, så længe modtageren er registreret med CVR-, EAN/GLN- eller P-nummer i NemHandelsRegisteret. Da vil afsendelse af elektroniske fakturaer være standard forsendelsesmetode. Har du brug for at tjekke deres status? Besøg opslag.nemhandel.dk.
Aktiver elektronisk fakturering på din aftale
Hvad gør jeg, hvis jeg har slettet en elektronisk faktura ved en fejl?
Bare rolig! Hvis du ved et uheld sletter en faktura fra din Inbox, flyttes den til papirkurven. Her opbevares den sikkert i 30 dage, før den slettes permanent. Du kan altid finde og gendanne fakturaen fra papirkurven inden for denne tidsramme.
Hvilke leverandører kan sende elektroniske fakturaer?
Alle leverandører kan i princippet sende elektroniske fakturaer. Hvis din leverandør ikke kan sende elektroniske fakturaer fra sit faktureringssystem, findes der løsninger til at oprette og sende elektroniske fakturaer gratis.
Send gratis e-fakturaer via Sproom
Kan jeg videresende en kopi af en elektroniske faktura?
Ja, du kan altid downloade en elektronisk faktura fra din Inbox og sende den videre på e-mail.
Hvad er forskellen på en elektronisk faktura og en PDF-faktura?
En PDF-faktura er et billede af en faktura, der skal behandles akkurat som en papirfaktura, sendt med posten. En PDF-faktura er derfor ikke elektronisk og kræver manuel behandling.
En elektronisk faktura er en krypteret fil, der sendes sikkert via fx CVR- eller EAN-nummer direkte til modtagerens regnskabsprogram. Det sparer tid og minimerer fejl. En PDF-faktura er derimod blot en digital kopi af en papirfaktura. Den skal behandles manuelt og indtastes i systemet – helt som en fysisk faktura."
Hvordan får jeg mine leverandører til at sende mig elektroniske fakturaer?
Når du vil have dine leverandører til at sende dig elektroniske fakturaer, skal du:
1. Have argumenterne i orden
2. Lave målrettet kommunikation til dine leverandører
3. Kommunikere tydeligt til nye leverandører
4. Få dine medarbejdere med
5. Stå fast ved din beslutning.
Er det gratis at modtage elektroniske fakturaer?
Du kan gratis modtage e-fakturaer via CVR-nummer, uanset hvilken pakke du har i e-conomic. Har du behov for at modtage via EAN/GLN, så er dette også muligt, hvis din virksomhed har færre end 20 medarbejdere.
Læs mere om modtagelse af e-faktura via CVR-nummer
Læs mere om modtagelse af e-faktura via EAN-nummer
Kan jeg vælge ikke at modtage elektroniske fakturaer fra nogle af mine leverandører?
Du kan sagtens bede dine leverandører om fortsat at sende fakturaer til dig på e-mail. Dine leverandører vælger selv afsendelsesmetoden, når de opretter en faktura til dig.
Kan jeg også modtage min elektroniske faktura på e-mail?
Du kan også modtage din elektroniske faktura via mail. Så skal du blot bede din leverandør om også at sende din faktura på e-mail.
Hvordan sender man en elektronisk faktura? og hvordan sender mine leverandører til mig?
Det er nemt at sende en elektronisk faktura. Hvis du er kunde i e-conomic, skal du blot oprette din faktura - og hvis din kunde er registreret til at modtage elektroniske fakturaer, vil fakturaen automatisk blive sendt elektronisk. Hvis du ikke er kunde i e-conomic, og gerne vil sende en elektronisk faktura, kan du altid bruge fakturanetværket Sproom.
Dermed kan dine leverandører, som er kunder i e-conomic allerede sende elektroniske fakturaer til dig automatisk, hvis du ønsker at modtage dem sådan.
Når du aktiverer modtagelse af e-fakturaer på din aftale, bliver dit CVR-nummer automatisk registreret i NemHandelsregisteret.
Aktiver modtagelse af e-faktura på din aftale
Hvordan afmelder jeg modtagelse af elektroniske fakturaer igen?
Du kan altid afmelde dig modtagelse af elektroniske fakturaer igen. Klik på det orange tandhjul og vælg “Alle indstillinger”. Vælg derefter “Virksomhed” og “Modtagelse af e-fakturaer.” Her kan du afmelde modtagelse af elektroniske fakturaer.”
Bliv e-conomic Insider
