e-copedia

Om Workflows

Viden Om
Hvis du er interesseret i et mere enkelt og effektivt bogførings- og godkendelsesflow, kan du med Workflows i Inboxen opsætte dine egne automatiseringsregler, som letter arbejdsbyrden og sparer dig en masse tid i hverdagen. Workflows er en funktion, der minimerer indtastningen af de samme bilag igen og igen og skaber en bedre godkendelsesproces.

Ideen med Workflows er at du som bruger kan skræddersy bilagshåndteringen, så den passer til dine behov. Ved at opsætte rammerne for hvilke dokumentinformationer, der har betydning for din bogføring, kan e-conomic automatisk selv udskille specifikke bilag, når de uploades i din Inbox. Herefter finder programmet automatisk de bilag, der skal sendes til godkendelse, hvem de skal godkendes af - og inddeler dem til sidst i Inboxen og dens kategorier.

Hvis du vil aktivere Workflows på din aftale, skal du skrive dig op på vores hjemmeside. Vær opmærksom på at funktionen stadig er under udvikling, og der kan derfor opstå mindre fejl ved brug.

  • Workflows er inkluderet i pakkerne "Smart" og "Avanceret".
OBS:
Fordi Workflows stadig er i betastadiet, vil et bilag, som er sendt ind ved brug af e-conomics mobilapp eller manualt uploadet via webappen, ikke trigge et Workflow. I stedet skal du vedhæfte dem til en e-mail, og sende dem til din bilagsmail.

Hvordan fungerer Workflows?

Triggers

Når et nyt bilag bliver uploadet, eller bliver tilsendt via e-mail eller som elektronisk faktura til din Inbox, scanner e-conomic det for informationer, som f.eks. leverandør, bilagstype eller beløb. Med Workflows kan du opsætte regler, som gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bilaget. De specifikke informationer kaldes i Workflows for en "Trigger". En Trigger kan enten være et Regningsbeløb, Leverandør, Valuta eller om bilaget er modtaget som e-faktura.

Hvis programmet finder en Trigger på et bilag, som indgår i et af dine Workflows, udløser det en "Handling".

Handlinger

En "Handling" i et Workflow definerer, hvordan programmet skal håndtere nye bilag, som udløseses af en Trigger.
Når der vælges en handling har du 2 muligheder som er:

Ved godkendelse, skal du vælge hvem bilaget skal godkendes af, og hvor bilaget skal havne efter godkendelse. Her har du mulighed for enten at vælge om bilaget skal sendes til indbakken i Inbox, eller om det skal sendes til en specifik kategori i din Inbox.

Hvis bilaget ikke skal godkendes, kan det i stedet sendes direkte til din Inbox, hvor det kan inddeles i indbakken eller i en specifik Inbox-kategori. 

OBS:
Det er vigtigt at leverandører, der sender bilag til din Inbox via e-mail eller som e-faktura, er oprettet som leverandører i din aftale. Hvis de ikke er oprettet og e-conomic finder en Trigger, som udløser et andet Workflow, kan det skabe rod ift. at bilaget bliver håndteret forkert.
Tip:
Valutaer er som udgangspunkt sat til at være standardvalutaen på din aftale. Det betyder, at hvis e-conomic ikke kan finde en valuta på bilaget, vil den automatisk bruge standardvalutaen.

Håndtér dine Workflows

Du får et overblik over dine Workflows ved at trykke på Workflows-ikonet i din Inbox, der er placeret øverst i højre hjørne af Inboxen. Her fremgår alle dine oprettede Workflows på en liste, hvor du kan trykke på det enkelte Workflow og læse en beskrivelse af hvilke Triggers ,der udløser det og hvilken handling, det derefter udfører. Til højre for hvert Workflow kan du aktivere/deaktivere dit Workflow under kolonnen "Status", og længere ude til højre vælge at redigere, kopiere, slette eller ændre dens prioritering.

Prioriteringen bestemmer hvilket Workflow der er vigtigst ift. din bogføring. Det vil sige at hvis et bilag opfylder kravene for mere end et Workflow, så vil Workflowet med den højeste prioritering blive brugt. Grunden til dine Workflow skal prioriteres, er for at undgå forskellige Workflows skaber udfordringer for hinanden.

Workflows FAQ

Vi har her samlet nogen af de mest stillede spørgsmål omkring Workflows.

    • Hvorfor ligger mine bilag i "Documents processing"?
    • Hvorfor ligger mine bilag i "Documents failed"?
    • Kan jeg selv beslutte hvilke bilag, der skal sendes til godkendelse?
    • Hvem kan jeg oprette som godkendere?
    • Hvor mange godkendere kan jeg tilføje?
    • Kan jeg selv vælge hvilke godkendere, der får notifikationer?
    • Kan jeg godkende eller afvise bilag inde i e-conomic?
    • Kan jeg kun indsende bilag direkte til Inboxen?
    • Hvordan kan jeg sikre mig, at jeg hører om de kommende forbedringer, når de lanceres?
 
 

Bliv e-conomic Insider

Tilmeld mig e-conomic Insider-mail og nyhedsmails, der indeholder tips og tricks, invitationer til events, samt markedsføring om vores regnskabssystem og relateret software fra vores app-partnere.

Jeg kan til enhver tid afmelde mig og trække mit samtykke tilbage.

Når du indtaster dine oplysninger i feltet ovenfor, behandler Visma e-conomic dine persondata i overensstemmelse med vores privatlivspolitik.

E-post indeni talebobbel

Tak for din tilmelding, vi har sendt dig en bekræftelsesmail.

Tjek din indbakke (eller spam-mappe) med det samme.

 
 
Illustration, mand med computer