Workflows - supportartikel omkring arbejdsgange i din inbox

e-copedia

Viden Om

Hvis du er interesseret i et mere enkelt og effektivt bogførings- og godkendelsesflow, kan du med Workflows i Inboxen opsætte dine egne automatiseringsregler, som letter arbejdsbyrden og sparer dig en masse tid i hverdagen. Workflows er en funktion, der minimerer indtastningen af de samme bilag igen og igen og skaber en bedre godkendelsesproces.

Ideen med Workflows er at du som bruger kan skræddersy bilagshåndteringen, så den passer til dine behov. Ved at opsætte rammerne for hvilke dokumentinformationer, der har betydning for din bogføring, kan e-conomic automatisk selv udskille specifikke bilag, når de uploades i din Inbox. Herefter finder programmet automatisk de bilag, der skal sendes til godkendelse, hvem de skal godkendes af - og inddeler dem til sidst i Inboxen og dens kategorier eller sender dem til en specifik kassekladde.

Lær mere om hvordan du opretter og bruger godkendere i artiklen "Om Godkendelse i Inbox".

Workflows er inkluderet i pakkerne "Smart" og "Avanceret".

Hvordan fungerer Workflows?

Triggers

Når et nyt bilag bliver uploadet, eller bliver tilsendt via e-mail eller som elektronisk faktura til din Inbox, scanner e-conomic det for informationer, som f.eks. leverandør, bilagstype eller beløb. Med Workflows kan du opsætte regler, som gør programmet opmærksom på specifikke informationer ved bilaget. De specifikke informationer kaldes i Workflows for en "Trigger". En Trigger kan enten være et Regningsbeløb, Leverandør, Valuta, Uploadstype (om bilaget er uploadet til Inbox via e-faktura, e-mail eller e-conomic mobil appen) eller Afsender.

Hvis programmet finder en Trigger på et bilag, som indgår i et af dine Workflows, udløser det en "Handling".

Handlinger

En "Handling" i et Workflow definerer, hvordan programmet skal håndtere nye bilag, som udløseses af en Trigger.
Når der vælges en handling har du 3 muligheder som er:

At bilaget sendes til godkendelse
At bilaget sendes direkte til din Inbox eller en specifik Inbox kategori.
At bilaget sendes til kassekladden.

Ved godkendelse, skal du vælge hvem bilaget skal godkendes af, og hvor bilaget skal havne efter godkendelse. Her har du mulighed for enten at vælge om bilaget skal sendes til indbakken i Inbox, om det skal sendes til en specifik kategori i din Inbox eller om det skal sendes til kassekladden.

Hvis bilaget ikke skal godkendes, kan det i stedet enten sendes direkte til din Inbox, hvor det kan inddeles i indbakken eller i en specifik Inbox-kategori - eller at den sendes til kassekladden.

OBS:

Det er vigtigt at leverandører, der sender bilag til din Inbox via e-mail eller som e-faktura, er oprettet som leverandører i din aftale. Hvis de ikke er oprettet og e-conomic finder en Trigger, som udløser et andet Workflow, kan det skabe rod ift. at bilaget bliver håndteret forkert.

Tip:

Valutaer er som udgangspunkt sat til at være standardvalutaen på din aftale. Det betyder, at hvis e-conomic ikke kan finde en valuta på bilaget, vil den automatisk bruge standardvalutaen.

Håndtér dine Workflows

Du får et overblik over dine Workflows ved at trykke på Workflows-ikonet i din Inbox, der er placeret øverst i højre hjørne af Inboxen. Her fremgår alle dine oprettede Workflows på en liste, hvor du kan trykke på det enkelte Workflow og læse en beskrivelse af hvilke Triggers, der udløser det og hvilken handling, det derefter udfører. Til højre for hvert Workflow kan du aktivere/deaktivere dit Workflow under kolonnen "Status", og længere ude til højre vælge at redigere, kopiere, slette eller ændre dens prioritering.

Prioriteringen bestemmer hvilket Workflow der er vigtigst ift. din bogføring. Det vil sige at hvis et bilag opfylder kravene for mere end et Workflow, så vil Workflowet med den højeste prioritering blive brugt. Grunden til dine Workflow skal prioriteres, er for at undgå forskellige Workflows skaber udfordringer for hinanden.

Workflows FAQ

Vi har her samlet nogen af de mest stillede spørgsmål omkring Workflows.

- Hvorfor ligger mine bilag i "Behandler bilag"?
  Når du sender et bilag til godkendelse, bliver det rykket ned i mappen "Behandler bilag", hvor e-conomic vil scanne bilaget, for at se om det indeholder nogen "Triggers", som kan udløse et Workflow. At scanne bilaget kan tage op til 5 minutter, og hvis scanneren ikke finder en Trigger, sendes bilaget til "Fejlede bilag".
- Hvorfor ligger mine bilag i "Fejlede bilag"?
  Når dokumenter ligger i "Fejlede bilag", kan det være fordi scanneren ikke har kunnet scanne dokumentet korrekt pga. manglende oplysninger, eller at en godkender ikke kunne findes.
  Hvis bilaget indeholder de korrekte informationer, skal du åbne oversigten af dine Workflows og kontrollere, om de er sat korrekt op.
  
  Hvis de er blevet sat korrekt op, og de indeholder en trigger, som fremgår på bilaget, skal du tage kontakt til e-conomic supporten, som kan hjælpe med at finde ud af hvad der går galt.
  OBS. Hvis bilaget er en leverandørfaktura, skal du også huske at kontrollere om leverandøren er oprettet i din e-conomic-aftale.
- Kan jeg selv beslutte hvilke bilag, der skal sendes til godkendelse?
  Ja, du får mulighed for at bestemme helt præcis hvilke bilag, der kræver godkendelse og hvilke der ikke gør.
- Hvem kan jeg oprette som godkendere?
  I listen over dine godkendere kan du tilføje eller fjerne personer, der skal kunne godkende bilag. Du kan tilføje personer, der er oprettet som brugere i din aftale, eller ved at angive et navn og en e-mailadresse. Du kan altid vende tilbage og redigere dine godkendere.
- Hvor mange godkendere kan jeg tilføje?
  Du kan have lige så mange godkendere, som du har brug for, men kun én person kan godkende bilaget. Når du har flere godkendere, har alle mulighed for at godkende bilaget - det handler bare om hvem der kommer først.
- Kan jeg selv vælge hvilke godkendere, der får notifikationer?
  Ja. Kun de valgte personer får besked, når der er et bilag som venter på deres godkendelse.
- Kan jeg godkende eller afvise bilag inde i e-conomic?
  Muligheden for at godkende og/eller afvise virksomhedens bilag er både tilgængelig direkte i din Inbox og via e-mail.
- Kan jeg kun indsende bilag direkte til Inboxen?
  Nej, det er også muligt at sende bilag til din kassekladde med Workflows.
- Hvordan kan jeg sikre mig, at jeg hører om de kommende forbedringer, når de lanceres?
  Den bedste måde at blive informeret om de kommende forbedringer på, er at tilmelde dig e-conomics nyhedsmail. Nyhedsmails indeholder information om, hvad der sker i e-conomic, herunder lancering af nye funktioner og forbedringer, samt hvornår de bliver tilgængelige.

Var denne artikel nyttig?

Mange tak.

Vi sætter stor pris på din feedback.

Tak for dit svar. Hvad manglede du?

Kontakt os

Chat med os nu
Få hurtigt svar på chatten
man-ons 9-20, tors 9-22
og fre 9-15.30

Start chat
Ring til os
Spørg os om alt
man-tors 9-15
og fre 9-14
Ring
88 20 48 40
Skriv til os
Vi sidder klar til at svare
man-tor 9-20, fre 9-15
og søn 10-13

info@e-conomic.dk

e-copedia

Om Workflows

Hvordan fungerer Workflows?

Håndtér dine Workflows

Workflows FAQ

Var denne artikel nyttig?

Mange tak.

Vi sætter stor pris på din feedback.

Tak for dit svar. Hvad manglede du?

Kontakt os

Chat med os nu

Ring til os

Skriv til os

Bliv e-conomic Insider

e-copedia

Om Workflows

Hvordan fungerer Workflows?

Håndtér dine Workflows

Workflows FAQ

Relaterede tags

Var denne artikel nyttig?

Mange tak.Vi sætter stor pris på din feedback.

Tak for dit svar. Hvad manglede du?

Kontakt os

Chat med os nu

Ring til os

Skriv til os

Bliv e-conomic Insider

Tak for din tilmelding, vi har sendt dig en bekræftelsesmail.

Mange tak.

Vi sætter stor pris på din feedback.