Smart Pay FAQ

• Kopi af virksomhedsejernes pas (ejerskab over 25%)
• Sundhedskort. I nogle tilfælde skal vi bruge dit sundhedskort til at bekræfte din adresse
• Bopæl og nationalitet på alle ejere (ejerskab over 25%)
• Informationer om din virksomhed, såsom: Firmanavn og CVR. nr.  Vi trækker disse oplysninger direkte fra dine stamoplysninger. Du skal derfor kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte.
• Personlige informationer, såsom; Navn, e-mail og telefon. Vi trækker dine informationer fra Virk, så hvis du er oprettet på virksomheden, skal du kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte. Vi skal kun bruge e-mail, til at sende invitation til at uploade dokumentation for ejerskab. Ellers er e-mail ikke nødvendig.
• Betalingsoplysninger, såsom: Bankkonto, Kassekladde til betalingsposteringer og udgiftskonto
• Hvor mange betalinger, du forventer at lave om året og hvad formålet for kontoen er.

• Hvilke lande, du forventer at handle med

Når du bruger Smart Pay bliver betalingerne automatisk oprettet som kladdeposteringer, så snart de er gennemført. Og fordi vi kender valutakursen, vil posteringerne stemme fuldstændig overens med det beløb, som er blevet hævet i banken. Det betyder, at din revisor/bogholder nemmere kan afstemme din virksomheds regnskab.

Det tager ca. 20 minutter at gennemføre opsætningen af Smart Pay i e-conomic. Herefter skal din konto godkendes af vores partner November First samt af Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets). Det sker normalt inden for to arbejdsdage. Det er først når din konto er blevet godkendt, at tillægsmodulet er aktiveres, og du kan sætte leverandørfakturaer til betaling via Smart Pay.

Opret en bruger i Smart Pay

1. Tryk på fanen "Regnskab".
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Tryk på menuen oppe til højre.
4. Tryk på "Indstillinger" i menuen, der folder ud.
5. Tryk på "Brugere".
6. Tryk på "Inviter medarbejder" og udfyld felterne.
7. Afslut ved at trykke på "Gem".

Rediger bruger

1. Tryk på brugeren du ønsker at redigere.
2. Rediger oplysninger
3. Afslut ved at trykke på "Gem".

Deaktiver bruger

Hold musen over brugeren og tryk på knappen til højre for brugeren, for at deaktivere den.

Ja, du kan nemt samle flere betalinger til én leverandør med Smart Pay.

Nej, hvis en betaling skal fremgå i Smart Pay, skal den være forbundet med en leverandørfaktura, som du laver i e-conomic.

Ja, du kan godt betale fakturaer i udenlandsk valuta, men du skal være opmærksom på, at de bliver omregnet til DKK.

Med Smart Pay er der fordele, når du har udenlandske leverandørfakturaer. Du sparer bl.a. min. 20% på transaktionsgebyret i forhold til de fleste banker. Og så får du også en 20% lavere valutamarginal end den laveste, offentlige tilgængelige valutamarginal på dagen for transaktionen,  hvis du har Smart Pay Abonnement.

Ja, du har frem til den planlagte betalingsdato til at annullere betalingen. Hvis du gerne vil annullere betaling på betalingsdatoen, skal du kontakte November First inden kl. 10.45 på den pågældende dag. Så vil November First sørge for at slette betalingen. Husk at have November First kunde-nr. og reference-nr. klar på betalingen, for at dette kan lade sig gøre. 

Ja, det kan du godt. Når du fjerner en betalinger fra "Betalinger" i fanen Regnskab, så fjernes de også i Smart Pay.

Så for at slette betalingen skal du gøre følgende:

1. Tryk på fanen Regnskab.
2. Tryk på Bank i venstre menu.
3. Tryk på Betalinger i venstre menu.
4. Find din betaling.
5. Tryk på krydset "Slet (Delete)" ude til højre for betalingen.

Ja, det er teknisk set muligt muligt, hvis I ønsker det. Men det er ikke noget vi anbefaler.

En udenlandsk leverandørfaktura er en faktura, du enten modtager eller sender til en leverandør i udlandet. Med Smart Pay er det både nemmere og billigere at håndtere udenlandske leverandørfakturaer. Læs mere om det her.

Du kan foretage en SEPA-overførsel med Smart Pay, hvis du bare følger disse råd, så kan du komme i gang hurtigt og nemt.

Prisen på en SEPA-betaling er typisk afhængig af din bank, når du ikke bruger Smart Pay. Men med Smart Pay koster det mellem 1-4 kr. afhængigt af, om du er Smart Pay pay-per-use kunde eller har Smart Pay Abonnement. 

Administrator:

- Kan oprette, godkende og gennemføre betalinger
- Kan invitere nye brugere og administratorer
- Har adgang til alle indstillinger

Bruger:

- Kan oprette betalinger og sende til godkendelse
- Kan ikke godkende og gennemføre betalinger
- Kan ikke invitere nye brugere og administratorer

Det første du kan prøve for at løse problemet er at gå ind på siden for Smart Pay under regnskab, udvide perioden du søger betalinger for, og sætte et hak i "Medtag kladdeposteringer". På den måde kan du tjekke, om betalingen kommer frem. 

Hvis du stadig har problemer med at se din betaling, og den stadig ligger i din kassekladde, skal du kontrollere om du har den rigtige posteringstype: "Leverandørfaktura". Du skal også tjekke, om du har valgt betalingstypen "Ingen" eller "Kun postering". Hvis du har valgt en af de muligheder, vil du ikke kunne finde betalingen.

Hvis posteringen allerede er bogført med den forkerte postering- og/eller betalingstype skal du tilbageføre den, og bagefter oprette den igen, med den korrekte posterings- og betalingstype

Hvis din betaling ikke er gået igennem, kan det for eksempel skyldes:
- Manglende likviditet på din bankkonto.

- Trækket er blevet afvist i din bank – det betyder vi ikke kan køre trækket igen - kontakt evt. banken for bekræftelse heraf.

- Trækket står i kø i din bank (hvis der er midlertidig manglende likviditet på kontoen, for eksempel på grund af flere betalinger). Trækket med de manglende gennemførte betalinger vil køre igen via OverførselsService (OS), når der er dækning herfor på bankkontoen - kontakt eventuelt banken for bekræftelse heraf.

- Trækket er ikke blevet godkendt af din bank.

Fejlbeskeden opstår hvis ikke der er korrekt/manglende information i dine Smart Pay indstillinger.
Her skal du tilgå indstillingerne fra menuen i Smart Pay og kontrollerer inde i Indstillinger > Opsætning at der er korrekt information.

Såfremt du har valgt betalingstypen IBAN og her er enten IBAN-nr eller SWIFT/BIC-nr ugyldigt.

Såfremt du har valgt en anden valuta end DKK, så vil kan betalingen kun behandles med betalingstypen IBAN og du skal derfor vælge denne betalingstype.

Får du denne besked skal du genindlæse siden. Det kan du gøre gennem at trykke CTRL+SHIFT+R.

Fejlbeskeden "Ugyldigt beløb" opstår når du ændrer beløb, bilagsnr. eller fakturanr. på en leverandørfaktura i kassekladden, som allerede er blevet betalt (eller delbetalt) via Smart Pay.

Eksempel på scenariet
1. Du opretter en leverandørfaktura på 284,- til en leverandør i kassekladden. Denne faktura får Fakturanr. "33665".
2. Denne posteringer bogføres ikke, men du gennemfører betalingen i Smart Pay vha. funktionen "Medtag kladdeposteringer".
3. Efter betalingen går du tilbage i kassekladden ob ændre beløbet fra 284,- til 500,-.
Bemærk Fakturanr. og Bilagsnr. er uændret.
4. Hvis du søger mulige betalinger frem i Smart Pay, igen med flueben i "Medtag kladdeposteringer", så vil den dukke op, men hvis du forsøger at betale den så får du fejlbeskeden "Ugyldigt beløb".

Løsning
Fejlen opstår, fordi du allerede har betalt den pågældende leverandørfaktura. Hvis grunden til at beløbet på leverandørfakturaen er blevet ændret, skyldes at der mangler at blive betalt et beløb til leverandøren, skal du oprette en ny leverandørfaktura med et nyt unikt bilagsnummer og fakturanummer.

Hvis Leverandørfakturaen allerede er bogført med det ændrede beløb, skal du blot tilbageføre den, oprette den korrekt igen og oprette en ny på det resterende beløb. Fordi du allerede har betalt den første portion så skal du nu slette den del af betaling så den ikke dukker op i oversigten i Smart Pay.

Slet betaling:
1. Tryk på fanen "Regnskab".
2. Vælg Bank i menuen til venstre og tryk på "Betalinger".
3. Find betalingen og slet den på krydset ude til højre for den.

Der er forsøgt mere end 5 gange at logge ind. 
Hvis uheldet er ude, kan du tage kontakt til vores support, som vil se på at afhjælpe problemet.