Smart Pay FAQ

• Kopi af virksomhedsejernes pas (ejerskab over 25%)
• Sundhedskort. Alle ejere med mere end 25% ejerskab, skal uploade kopi af pas og sundhedskort eller andet adresse dokumentation hvis de ikke er bosat i DK. 
• Bopæl og nationalitet på alle ejere (ejerskab over 25%)
• Informationer om din virksomhed, såsom: Firmanavn og CVR. nr.  Vi trækker disse oplysninger direkte fra dine stamoplysninger. Du skal derfor kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte.
• Personlige informationer, såsom navn, email og telefonnummer. Vi trækker dine informationer fra Virk. Hvis du er oprettet på virksomheden, skal du derfor kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte. Vi bruger kun din email til at sende en invitation til at uploade dokumentation for ejerskab.
• Betalingsoplysninger, såsom bankkonto, Kassekladde til betalingsposteringer og udgiftskonto
• Hvor mange betalinger, du forventer at lave om året og hvad formålet med kontoen er.

Når du bruger Smart Pay bliver betalingerne automatisk oprettet som kladdeposteringer, så snart de er gennemført. Og fordi vi kender valutakursen, vil posteringerne stemme fuldstændig overens med det beløb, som er blevet hævet i banken. Det betyder, at din revisor/bogholder nemmere kan afstemme din virksomheds regnskab. Du kan se på billedet forneden, hvordan kladdeposteringerne der bliver oprettet ser ud i din kassekladde. Om betalingerne bliver samlet er på til den enkelte bank hvordan træk via OS ser ud i oversigten.

I Smart Pay kan du under "Betalingsoversigt" se OS fanen, som viser hvad der skal betales ud af de forskelige træk pr. dag.

Det tager ca. 20 minutter at gennemføre opsætningen af Smart Pay i e-conomic. Herefter skal din konto godkendes af vores partner November First samt af Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets). Det sker normalt inden for fire arbejdsdage. Det er først når din konto er blevet godkendt, at tillægsmodulet aktiveres og du kan sætte leverandørfakturaer til betaling via Smart Pay.

I e-conomic bruger vi normalt udtrykket "administrator" til typisk revisorer og bogholdere, der har en speciel bruger, som kan tilknyttes, så de kan se med hos deres kunder og få alle rettigheder. I Smart Pay er udtrykket "betalings-administrator" noget anderledes - her henviser det kun til de særligt oprettede brugere inden for Smart Pay, der blandt andet kan godkende betalinger.

Derfor er det kun nødvendigt med en betalingsadministrator (med separat login), hvis man skal kunne godkende betalinger, ændre indstillinger for godkendelse eller oprette andre godkendere. Derudover har en revisor eller bogholder som e-conomic administrator ikke automatisk denne rettighed.

Sådan opretter du en betalings-administrator i Smart Pay:

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt".
4. Tryk på det lille hvide tandhjul "Indstillinger" oppe til højre.
5. Tryk på fanen "Brugere" i det nye vindue.
6. Log ind med din November First betalings-administrator bruger
7. Vælg her “Inviter medarbejder” --> Vælg rollen “Administrator” og udfyld de øvrige oplysninger.
8. Afslut ved at trykke på "Gem".

Nej, hvis en betaling skal fremgå i Smart Pay, skal den være forbundet med en leverandørfaktura, som du laver i din kassekladde.

Ja, du kan nemt samle flere betalinger til én leverandør med Smart Pay, såfremt at du har fakturaer til samme leverandør, samme betalingsdato, der skal betales via Bankoverførsel eller IBAN.

Funktionen skal opsættes i indstillingerne før det kan tages i brug.

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt".
4. Tryk på det lille hvide tandhjul "Indstillinger" oppe til højre.
5. Vælg fanen “Opsætning” i det nye vindue.
6. Aktivér knappen ud for “Kombiner til ‘en betaling” så knappen bliver blå.
7. Afslut ved at trykke på "OK".

Først og fremmest er der ofte en dags forsinkelse på betalingerne ift. den forfaldsdato man har angivet.
Hertil, så hvis man sætter en faktura til betaling, som har overskredet forfaldsdato eller har forfaldsdato dags dato, så skal du forvente at der går 1-2 dage før leverandøren har pengene. Det afhænger desuden af om du sætter dem til betaling før kl. 11:00 (formiddag) eller efter. Gør du det før, vil der gå en hverdag før leverandøren har pengene, og efter kl. 11:00 skal du forvente der går to hverdage. 

Vær også opmærksom at betalinger via FI-koder, eller til en udenlandsk bankkonto, først fremme 2-3 dage efter.

Du kan tjekke hvornår pengene forventes at være modtaget hos leverandøren inde på den enkelte betaling.

Sådan gør du:

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt"
4. Tryk på blyanten ud for din betaling for at redigere den.
5. Se den forventede modtagelse på feltet "Forventet ankomstdato".

Ja, du har frem til den planlagte betalingsdato til at annullere betalingen.

Såfremt betalingen ligger under “Planlagte” med statussen “Planlagt” så kan den annulleres ved at trykke på linjeikonet af en pil ude til højre. Det kan du kan typisk gøre frem til kl. 07:00 på betalingsdatoen, hvorefter status vil ændres til “Overfører”

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Planlagt".
4. Tryk på linjeikonet af en pil til højre.
5. Bekræft at du vil trække betalingen tilbage.

OBS: Hvis du gerne vil annullere en betaling på betalingsdatoen, skal du kontakte November First på payment@novemberfirst.com inden kl. 10.00 på den pågældende dag. Så vil November First sørge for at trække betalingen tilbage. Husk, at have dit November First kundenummer og referencenummeret på betalingen klar. 

Ja, det kan du godt. Sådan gør du:

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt"
4. Find din betaling
5. Tryk på krydset "Fjern" til højre for betalingen.
6. Bekræft at du vil slette den ved at trykke på "Fjern".

Har du lavet en betaling udenom Smart Pay, så kan du sagtens markerer den som betalt og fjerne den fra oversigten "Ubetalt" i Smart Pay.

Sådan gør du:

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt"
4. Find din betaling
5. Tryk på linjeikonet "Markér som betalt" til højre for betalingen.
6. Bekræft at du vil markerer den som betalt ved at trykke på "Ok".

Betalingen flyttes nu videre til fanen "Betalt", hvor du også har mulighed for at fortryde.

Ja, du kan godt betale fakturaer i udenlandsk valuta, men du skal være opmærksom på, at de bliver omregnet til DKK.

Med Smart Pay er der fordele, når du har udenlandske leverandørfakturaer. Du sparer bl.a. min. 20% på transaktionsgebyret i forhold til de fleste banker. Derudover får du også en 20% lavere valutamarginal end den laveste, offentlige tilgængelige valutamarginal på dagen for transaktionen,  hvis du har Smart Pay Abonnement.

En udenlandsk leverandørfaktura er en faktura, du enten modtager eller sender til en leverandør i udlandet. Med Smart Pay er det både nemmere og billigere at håndtere udenlandske leverandørfakturaer. Læs mere om det her.

Ja, det er teknisk set muligt muligt, hvis I ønsker det. Men det er ikke noget vi anbefaler.

Du kan foretage en SEPA-betaling med Smart Pay. Følg disse råd, for at komme i gang hurtigt og nemt.

Prisen på en SEPA-betaling er typisk afhængig af din bank, når du ikke bruger Smart Pay. Men med Smart Pay koster det mellem 1-4 kr. alt efter om du er Smart Pay pay-per-use kunde eller har Smart Pay Abonnement. 

Hvis din betaling ikke vises i Smart Pay, kan der være flere forskellige forklaringer.

Først og fremmest skal du kontrollere, om der er blevet oprettet en betaling til fakturaen. Selvom dette lyder meget grundlæggende, kan det ske, at man overser dette trin i processen.

En anden mulig årsag til, at betalingen ikke vises, er, at du har nogle filtre aktiveret, der fjerner den fra oversigten i Smart Pay. Prøv at klikke på knappen "Ryd" og se, om betalingen vises efterfølgende.

Hvis ingen af ovenstående løsninger har hjulpet med at finde betalingen i Smart Pay, er det højst sandsynligt, at du ved et uheld har klikket på "Fjern" ved posteringen i Smart Pay. Hvis dette er tilfældet, betyder det, at posteringen er blevet slettet, og den eneste måde at genskabe den på er ved at oprette den på ny.

Hvis din betaling ikke er gået igennem, kan det skyldes:
- Manglende likviditet på din bankkonto.

- Trækket er blevet afvist i din bank – det betyder vi ikke kan køre trækket igen - kontakt evt. banken for bekræftelse heraf.

- Trækket står i kø i din bank (hvis der er midlertidig manglende likviditet på kontoen, for eksempel på grund af flere betalinger). Trækket med de manglende gennemførte betalinger vil køre igen via OverførselsService (OS), når der er dækning herfor på bankkontoen - kontakt eventuelt banken for bekræftelse heraf.

- Trækket er ikke blevet godkendt af din bank.

Fejlbeskeden opstår, hvis der er ukorrekt eller manglende information i dine Smart Pay indstillinger.
Her skal du tilgå indstillingerne fra menuen i Smart Pay og kontrollerer din information under "Indstillinger > Opsætning".

Hvis du har valgt betalingstypen IBAN, betyder denne besked, at enten IBAN-nr eller SWIFT/BIC-nr er ugyldigt.

Hvis du har valgt en anden valuta end DKK, så kan betalingen kun behandles med betalingstypen IBAN og du skal derfor vælge denne betalingstype.

Får du denne besked skal du genindlæse siden. Det kan du gøre gennem at trykke CTRL+SHIFT+R.

Fejlbeskeden "Ugyldigt beløb" kommer, når du ændrer beløb, bilagsnr. eller fakturanr. på en leverandørfaktura i kassekladden, som allerede er blevet betalt (eller delbetalt) via Smart Pay.

Eksempel
1. Du opretter en leverandørfaktura på 284,- til en leverandør i kassekladden. Denne faktura får fakturanr. "33665"
2. Denne posteringer bogføres ikke, men du gennemfører betalingen i Smart Pay vha. funktionen "Medtag kladdeposteringer"
3. Efter betalingen går du tilbage i kassekladden og ændrer beløbet fra 284,- til 500,-.
Bemærk Fakturanr. og Bilagsnr. er uændret.
4. Hvis du søger mulige betalinger frem i Smart Pay med flueben i "Medtag kladdeposteringer", så vil den dukke op. Men hvis du forsøger at betale den, så får du fejlbeskeden "Ugyldigt beløb".

Løsning
Fejlen opstår, fordi du allerede har betalt den pågældende leverandørfaktura. Hvis beløbet på leverandørfakturaen er blevet ændret, fordi der mangler at blive betalt et beløb til leverandøren, skal du oprette en ny leverandørfaktura med et nyt unikt bilagsnummer og fakturanummer.

Hvis leverandørfakturaen allerede er bogført med det ændrede beløb, skal du blot tilbageføre den, oprette den korrekt igen og oprette en ny leverandørfaktura på det resterende beløb. Fordi du allerede har betalt den første portion, skal du nu slette denne del af betalingen, så den ikke dukker op i oversigten i Smart Pay.

Sådan sletter du betalingen:
1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Vælg "Bank" i menuen til venstre og tryk på "Betalinger"
3. Find betalingen og slet den på krydset til højre for den.

Der er forsøgt at logge ind mere end 5 gange. 
Hvis uheldet er ude, kan du tage kontakt til vores support, som vil hjælpe dig.