Smart Pay FAQ

Ofte stillede spørgsmål

• • Hvad skal jeg bruge for at komme i gang med Smart Pay?
    Kom smertefrit igennem opsætningen af Smart Pay, ved at have alle oplysninger og dokumentation klar fra start.

     

    Disse oplysninger skal du/I have klar:

    • Kopi af virksomhedsejernes pas (ejerskab over 25%)
    • Sundhedskort. I nogle tilfælde skal vi bruge dit sundhedskort til at bekræfte din adresse
    • Bopæl og nationalitet på alle ejere (ejerskab over 25%)
    • Informationer om din virksomhed, såsom: Firmanavn og CVR. nr.  Vi trækker disse oplysninger direkte fra dine stamoplysninger. Du skal derfor kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte.
    • Personlige informationer, såsom; Navn, e-mail og telefon. Vi trækker dine informationer fra Virk, så hvis du er oprettet på virksomheden, skal du kun bekræfte, om oplysningerne er korrekte. Vi skal kun bruge e-mail, til at sende invitation til at uploade dokumentation for ejerskab. Ellers er e-mail ikke nødvendig.
    • Betalingsoplysninger, såsom: Bankkonto, Kassekladde til betalingsposteringer og udgiftskonto
    • Hvor mange betalinger, du forventer at lave om året og hvad formålet for kontoen er.

     

    Specifikt for dig, med udenlandske betalinger

    Vores samarbejdspartnere November First har brug for yderligere oplysninger, når du skal til at bruge Smart Pay, til at betale udenlandske leverandørfakturaer.

     

    • Hvilke lande, du forventer at handle med

     

    OBS. November First kan bede om ekstra oplysninger, såsom en kopi af en regning med din adresse på.
  • Hvordan bogføres betalingerne i e-conomic, når de er gennemført i banken?

    Når du bruger Smart Pay bliver betalingerne automatisk oprettet som kladdeposteringer, så snart de er gennemført. Og fordi vi kender valutakursen, vil posteringerne stemme fuldstændig overens med det beløb, som er blevet hævet i banken. Det betyder, at din revisor/bogholder nemmere kan afstemme din virksomheds regnskab.

  • Hvor lang tid tager det at komme i gang med Smart Pay?

    Det tager ca. 20 minutter at gennemføre opsætningen af Smart Pay i e-conomic. Herefter skal din konto godkendes af vores partner November First samt af Mastercard Overførselsservice (tidligere Nets). Det sker normalt inden for to arbejdsdage. Det er først når din konto er blevet godkendt, at tillægsmodulet er aktiveres, og du kan sætte leverandørfakturaer til betaling via Smart Pay.

  • Kan jeg samle flere betalinger til én leverandør eller skal jeg betale enkeltvis?

    Ja, du kan nemt samle flere betalinger til én leverandør med Smart Pay.

  • Der er oprettet leverandørfaktura, men betalingen bliver ikke oprettet i Smart Pay?

    Det første du kan prøve for at løse problemet er at gå ind på siden for Smart Pay under regnskab, udvide perioden du søger betalinger for, og sætte et hak i "Inkluder kassekladde". På den måde kan du tjekke, om betalingen kommer frem. 

    Hvis du stadig har problemer med at se din betaling, og den stadig ligger i din kassekladde, skal du kontrollere om du har den rigtige posteringstype: "Leverandørfaktura". Du skal også tjekke, om du har valgt betalingstypen "Ingen" eller "Kun postering". Hvis du har valgt en af de muligheder, vil du ikke kunne finde betalingen.

    Hvis posteringen allerede er bogført med den forkerte postering- og/eller betalingstype skal du tilbageføre den, og bagefter oprette den igen, med den korrekte posterings- og betalingstype.

  • Kan man oprette en betaling i Smart Pay?

    Nej, hvis en betaling skal fremgå i Smart Pay, skal den være forbundet med en leverandørfaktura, som du laver i e-conomic.

  • Jeg får en fejlbesked i Smart Pay?

    Ugyldig valuta: fra eller til valuta understøttes ikke.

    Denne fejlbesked skyldes at du bruger en valuta på betalingen, som ikke understøttes i Smart Pay.  Programmet understøtter de fleste brugte valutaer, men desværre ikke mindre brugte.

    Ugyldig BIC: den angivne BIC er ugyldig, sandsynligvis et forkert format.

    Kontrollér, om der er brugt den korrekte IBAN/SWIFT på betalingen i e-conomic, da den vil fejle i Smart Pay hvis ikke det rigtige nummer er brugt.

    Hvis du har en anden fejlbesked end dem som fremgår her, kan du kigge på November First hjemmeside for yderligere hjælp.

  • Kan man lave udenlandske betalinger via Smart Pay?

    Ja, du kan godt betale fakturaer i udenlandsk valuta, men du skal være opmærksom på, at de bliver omregnet til DKK.

    Med Smart Pay er der fordele, når du har udenlandske leverandørfakturaer. Du sparer bl.a. min. 20% på transaktionsgebyret i forhold til de fleste banker. Og så får du også en 20% lavere valutamarginal end den laveste, offentlige tilgængelige valutamarginal på dagen for transaktionen,  hvis du har Smart Pay Abonnement.

  • Kan jeg annullere og slette betalinger, som er blevet godkendt?

    Ja, du har frem til den planlagte betalingsdato til at annullere betalingen. Hvis du gerne vil annullere betaling på betalingsdatoen, skal du kontakte November First inden kl. 10.45 på den pågældende dag. Så vil November First sørge for at slette betalingen. Husk at have November First kunde-nr. og reference-nr. klar på betalingen, for at dette kan lade sig gøre. 

  • Kan jeg slette en betaling, som endnu ikke er godkendt?

    Ja, det kan du godt. Når du fjerner en betalinger fra "Betalinger" i fanen Regnskab, så fjernes de også i Smart Pay.

    Så for at slette betalingen skal du gøre følgende:

    1. Tryk på fanen Regnskab.
    2. Tryk på Bank i venstre menu.
    3. Tryk på Betalinger i venstre menu.
    4. Find din betaling.
    5. Tryk på krydset "Slet (Delete)" ude til højre for betalingen.
  • Kan min revisor/bogholder styre det hele, så jeg ikke behøver godkende betalingerne?

    Ja, det er teknisk set muligt muligt, hvis I ønsker det. Men det er ikke noget vi anbefaler.