Smart Pay 2.0 - Guide om håndtering af betalinger i Smart Pay

e-copedia

Viden Om

Når din Smart Pay-konto er opsat og valideret, kan du begynde at betale dine leverandører direkte i e-conomic.
Har du ikke har oprettet din Smart Pay konto endnu, kan du se her hvordan du gør.

Smart Pay er en intuitiv betalingsløsning, der er skabt for at give dig mere kontrol og gennemsigtighed, når du håndterer dine betalinger. Med Smart Pay kan du nu oprette og administrere betalinger på en mere effektiv måde. Smart Pay giver dig et komplet overblik over hele betalingsprocessen, fra du opretter posteringen i din kassekladde, til din leverandør har modtaget pengene på sin bankkonto.

Når du skal håndtere en leverandørfaktura, skal den først godkendes i Smart Pay, hvorefter du kan sende den til betaling. Herefter klare systemet resten automatisk, men hvor du stadig kan følge med igennem hele processen.

Sådan sætter du dine leverandørfakturaer til betaling i Smart Pay

Før du kan bevæge dig ind i Smart Pay, skal du først have oprettet dine leverandørfakturaer i kassekladden.

Gå til fanen "Regnskab" og åben din kassekladde, hvor du skal oprette din leverandørfaktura, helt som du plejer.
Husk, at tage stilling til forfaldsdatoen og vælg en betalingstype.
Husk, at udfylde reg. og kontonummer (skrives i samme felt) ved betalingstypen "Bankoverførsel" og felterne IBAN/SWIFT ved betalingstypen "IBAN".

- Kan jeg redigere posteringerne i Smart Pay?
  Ja, det kan du godt.
  Hvis du trykker på blyants-ikonet "Redigér" ude til højre for en postering i fanen "Ubetalt", har du mulighed for at ændre i den.
  Her kan du ændre betalingsdato, adresse oplysninger, betalingsoplysninger eller betalingsbeløbet.
  Husk bare at trykke på den blå knap "Gem", når du er færdig med at lave ændringer.
  Læg også mærke til feltet "Forventet ankomstdato", som oplyser hvornår leverandøren modtager pengene.

Sådan sender du dine betalinger til godkendelse

Efter du har oprettet dine betalinger i kassekladden, kan du navigere til fanen "Ubetalt" i Smart Pay. Her vil du have et overblik over alle dine fakturaer samt kreditnotaer, og du kan tilmed se, om de er bogført eller stadig ligger som kladdeposteringer.

I fanen "Regnskab" skal du i menuen til venstre under "Bank" trykke på "Smart Pay".
Find posteringen du vil sende til godkendelse, og marker den ude til venstre.
Tryk så på den blå knap "Send til godkendelse".
Et nyt vindue åbnes, hvor du kan vælge, hvilken bankkonto betalingen skal ske fra. Bekræft herefter betalingen ved at trykke på den blå knap "Fortsæt til November First".

- Hvordan udligner jeg en faktura med en kreditnota?
  Hvis du har modtaget en kreditnota fra en af dine leverandører, som skal modregnes i betalingsbeløbet, skal du først oprette den i kassekladden.
  Herefter kan du finde kreditnotaen i Smart Pay under "Ubetalte" og trykke på knappen "Udlign". Et vindue vil åbne, hvor du kan vælge mellem åbne fakturaer fra leverandøren og vælge den eller de fakturaer, du vil udligne. Her kan du udligne både bogførte og kladdeposteringer.
- Hvordan filtrere jeg hvilke posteringer der vises i overblikket?
  Hvis du har mange betalinger og gerne vil indskrænke antallet, kan du filtrere oversigten. Tryk på ikonet "Filter" i højre hjørne af Smart Pay for at ændre kriterierne for, hvilke posteringer der vises.
  Du kan filtrere efter dato, leverandørgruppe, leverandør og status. Her kan du også vælge, om visningen skal inkludere kladdeposteringer.
  Når du har valgt kriterierne for din søgning, skal du trykke på den blå knap "Ok", og oversigten vil blive opdateret.

Sådan godkender du betalinger

Når betalingerne er sendt til godkendelse, skal du bevæge dig videre ind til fanen "Afventer godkendelse", hvor du kan godkende dem til betaling eller afvise dem. Her skal du være "Betalings-administrator", da det kun er dem som har adgang til indstillinger og godkendelse af betaling.

For at godkende eller afvise en betaling skal du:

Åbne fanen "Afventer godkendelse".
Markere en eller flere betalinger i oversigten.
Trykke på enten knappen "Godkend" eller "Afvis".

- Hvad er og hvordan opretter jeg en betalings-administrator?
  I e-conomic bruger vi normalt udtrykket "administrator" til typisk revisorer og bogholdere, der har en speciel bruger, som kan tilknyttes, så de kan se med hos deres kunder og få alle rettigheder. I Smart Pay er udtrykket "betalings-administrator" noget anderledes - her henviser det kun til de særligt oprettede brugere inden for Smart Pay, der blandt andet kan godkende betalinger.
  Derfor er det kun nødvendigt med en betalingsadministrator (med separat login), hvis man skal kunne godkende betalinger, ændre indstillinger for godkendelse eller oprette andre godkendere. Derudover har en revisor eller bogholder som e-conomic administrator ikke automatisk denne rettighed.
  Sådan opretter du en betalings-administrator i Smart Pay:
  1. Tryk på fanen "Regnskab"
  2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
  3. Navigér ind på fanen "Ubetalt".
  4. Tryk på det lille hvide tandhjul "Indstillinger" oppe til højre.
  5. Tryk på fanen "Brugere" i det nye vindue.
  6. Log ind med din November First betalings-administrator bruger
  7. Vælg her “Inviter medarbejder” --> Vælg rollen “Administrator” og udfyld de øvrige oplysninger.
  8. Afslut ved at trykke på "Gem".
- Hvordan opsætter jeg brugerrettigheder?
  Kun administratorer har tilladelse til at ændre brugerrettigheder eller invitere nye administratorer/brugere.
  Dette kan gøres under "Smart Pay" → 'Indstillinger' → 'Brugere'.
  En administrator logger ind og opretter brugeren under "Brugere".
  Se evt. sektionen "Indstillinger" i bunden af guiden, eller følg linket her.
- Hvordan henter jeg en betalingskvittering?
  Så snart en betaling er sendt til godkendelse eller er kommet videre til "planlagte" eller "betalte", har du mulighed for at trykke på linjen. I højre side åbnes en oversigt med betalingsoplysninger. Øverst under beløbet kan du trykke på knappen "hent" og hente betalingskvittering.
  Betalingskvitteringen indeholder informationer om, hvem der modtager pengene og på hvilke oplysninger. Yderligere er der også informationer om, hvilken konto pengene trækkes fra. Den indeholder også oplysninger om, hvornår betalingen er oprettet, hvad betalingsdatoen er sat til, og hvad betalingsdatoen er. En sådan betalingskvittering indeholder altså alle de samme oplysninger som en betalingskvittering fra banken gør, og kan på samme måde bruges som betalingskvittering, hvis man f.eks. skal dokumentere, at man har betalt noget.
  Hvis betalingen allerede er flyttet til enten fanen "Planlagt" eller "Betalt", har du mulighed for at få yderligere informationer vedr. betalingen.

Sådan skaber du et overblik af automatiseringen

Det sidste du manuelt skal gøre er at godkende betalingen, hvorefter e-conomic vil klare resten af arbejdet. Her har du selvfølgelig mulighed for at følge med, så du ikke mister det fulde overblik af hvad der sker. Til dette formål kan du bruge de to faner "Planlagt" og "Betalt" i Smart Pay.

Planlagt

I fanen "Planlagt" kan du se alle betalinger der er blevet godkendt, men som ikke er gennemført endnu.
Her kan du også fortryde en betaling, ved at trykke på pil-ikonet "Fortryd" ude til højre for posteringen, men fortrydelsen kan kun ske hvis posteringen har status-ikonet "Planlagt". Det er senest den forgående bankdag inden kl. 11, der er sidste chance for at fortryde en betaling. Ellers vil pengene blive overført til leverandøren.

Betalt

Her ser du alle gennemførte betalinger, hvor du tilmed kan finde mere infotion vedr. selve betalingen.

- Hvorfor har jeg fået fanen “advarsel”?
  Denne fane er ikke farlig, men mere en hjælpende pegefinger om, at noget er gået galt.
  Den vil primært blive vist hvis du sender en ikke bogført postering til betaling, og så efterfølgende sletter posteringen i din kassekladde. Derved prøver du nemlig at betale noget, som ikke fremgår i regnskabet.
  Du skal stadig være opmærksom på, at betalingen vil blive gennemført, medmindre du når at fortryde den, som forklaret ovenfor.
- Hvad hvis systemet ikke kan oprette mod posteringerne?
  Med det nye Smart Pay er det ikke længere November First, der opretter modposteringerne, men e-conomic. Derfor kan vi give en bedre beskrivelse af, hvad der driller, og du som kunde kan selv bede om at forsøge at oprette modposteringen/leverandørbetalingen igen. Hvis modposteringen ikke kan oprettes, vil du få en fejlbesked på betalingen under fanen "betalt". Du kan så lave justeringer ud fra fejlbeskeden og på den "runde pil" bede om at forsøge at genoprette posteringen.

Indstillinger for Smart Pay

I Smart Pay har du rig mulighed for at indstille funktionen, så den passer præcis til din måde at lave bogføring på.
Under fanen "Ubetalt" kan du finde indstillingerne ved at klikke på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af vinduet.

I de følgende drop-down-menuer kan du lære mere om, hvordan du ændrer indstillingerne, så de passer til dine behov.

- Opsætning
  Her kan du slå fra eller til om leverandørfakturaer fra den samme leverandør, som har den samme dato, automatisk vil blive kombineret til en betaling. Det er dog værd at nævne at det kun er betalinger med betalingstypen "Bankoverførsel" eller "IBAN" som kan kombineres.
  Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.
- Bogføring
  Her kan du vælge hvilken kassekladde som betalingsposteringer skal oprettes i, og værd her opmærksom på det er vigtigt du vælger en kassekladde som tilladder leverandørbetalinger. Hvis du er usikker på hvordan dine kassekladder er sat op, kan du læse guiden her, og kontrollere om den under "Posteringer" tillader "Leverandørbetalinger" som en posteringstype.
  Du kan under "Bogføring" og vælge hvilken konto, som betalingsgebyrer automatisk skal bogføres på.
  Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.
- Bankkonti
  Her kan du kontrollere hvilke bankkonti, som du kan bruge når du laver dine betalinger via Smart Pay.
  På listen vil du se alle de bankkonti som du har oprettet i e-conomic, og opretter du en ny vil den automatisk blive tilføjet til listen.
  Før bankkontoen kan bruges i forbindelse med Smart Pay, skal din bankkonto først have en Mastercard OS-service tilknyttet.
  Dette kan du ansøge om direkte inde fra e-conomic, ved under "Bankkonti" i dine indstillinger at trykke på "Ansøg os OS".
  Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.
- Min opsætning
  Under "Min opsætning" vælger du hvilken type bruger du er i Smart Pay.
  Der er to typer brugere at vælge imellem:
  Som ikke værende betalings-administrator:
  Denne bruger kan gå ind, og se hvad der sker i Smart pay, og kan i fanen "Ubetalt" sende betalinger videre til godkendelse, men kan ikke bruge nogen af funktionerne under de resterende faner.
  Som betalings-administrator
  Denne type bruger kan det samme som den forgående, men også bruge alle de resterende funktioner i de resterende faner. For at bruge dem, skal du dog først logge ind med dine Smart pay oplysninger. På den måde kan man ved et uheld ikke vælge bruger typen, og komme til at sende posteringer til betaling ved en fejl.
- Brugere
  Denne side skal du logge ind med dine Smart pay login informationer, for at få adgang til.
  Her kan du kontrollere hvem der har en brugere, som har adgang til at godkende betalinger.
  Brugeren skal have en November First-konto og logge ind for at se og foretage ændringer i November First.
  Under fanen "Brugere" kan de administrere brugere i N1 ved at tilføje, ændre eller fjerne brugere.
- Godkendelse
  Denne side skal du logge ind med dine Smart pay login informationer, for at få adgang til.
  Under "Godkendelse" kan du tage stilling til, om betalinger skal godkendes af en eller to "betalings-administratore", før betalingen kan gennemføres.
- Kan jeg ændre måden kolonnerne står i Smart Pay fanerne?
  Ja, det kan du godt. Du kan selv designe, hvordan dit overblik af posteringerne i Smart Pay ser ud, ved enten at flytte, fjerne eller fryse kolonner.
  For at redigere rækkefølgen, skal du trykke på knappen "Kolonner" ude til højre, inde på den fane du vil ændre.
  Vælg rækkefølgen af kolonnerne
  Vælg hvilke kolonner der skal vises
  Vælg rækkehøjden af kolonnerne
  Frys den/de forreste kolonner