Håndter dine betalinger i Smart Pay

Ja, det kan du godt.

Hvis du trykker på blyants-ikonet "Redigér" ude til højre for en postering i fanen "Ubetalt", har du mulighed for at ændre i den.
Her kan du ændre betalingsdato, adresse oplysninger, betalingsoplysninger eller betalingsbeløbet. 

Husk bare at trykke på den blå knap "Gem", når du er færdig med at lave ændringer.

Læg også mærke til feltet "Forventet ankomstdato", som oplyser hvornår leverandøren modtager pengene.

I e-conomic er der forskellige måder at oprette posteringer uden for kassekladden og derefter overføre dem til kassekladden. For at undgå dobbeltposteringer er det vigtigt at være opmærksom på, hvilke funktioner du bruger.Her er de fire måder at oprette posteringer på:

• Bilag Workflows: Gør det nemt at behandle dine bilag direkte fra inboxen, og bagefter overfører dem til kassekladden - det kan være alt fra kvitteringer til leverandørfakturaer og medarbejderudlæg.

• Bank Workflows: Automatiserer håndteringen af dine bankposteringer når de overføres til bankafstemningen. Du kan oprette Bank Workflows som kan sende bankposteringerne direkte til kassekladden som finansbilag og kunde- eller leverandørbetalinger.

• Smart Pay: Når du betaler leverandørfakturaer gennem Smart Pay, kan du automatisk oprette leverandørbetalinger i kassekladden.

• Integrationer: Forskellige systemer som f.eks. kasse- eller ordresystemer kan være sat op til at oprette posteringer automatisk i din kassekladde.

Inden du begynder at bruge flere af disse funktioner, er det vigtigt at koordinere og planlægger hvordan du vil bruge dem. Vær f.eks. opmærksom på at undgå overlap mellem forskellige workflows, så du ikke får dobbeltbehandlet de samme posteringer. Dette sikrer et præcist og pålideligt regnskab.

Hvis du har modtaget en kreditnota fra en af dine leverandører, som skal modregnes i betalingsbeløbet, skal du først oprette den i kassekladden.

Herefter kan du finde kreditnotaen i Smart Pay under "Ubetalte" og trykke på knappen "Udlign". Et vindue vil åbne, hvor du kan vælge mellem åbne fakturaer fra leverandøren og vælge den eller de fakturaer, du vil udligne. Her kan du udligne både bogførte og kladdeposteringer.

Hvis du har mange betalinger og gerne vil indskrænke antallet, kan du filtrere oversigten. Tryk på ikonet "Filter" i højre hjørne af Smart Pay for at ændre kriterierne for, hvilke posteringer der vises.
Du kan filtrere efter dato, leverandørgruppe, leverandør og status. Her kan du også vælge, om visningen skal inkludere kladdeposteringer.

Når du har valgt kriterierne for din søgning, skal du trykke på den blå knap "Ok", og oversigten vil blive opdateret.

I e-conomic bruger vi normalt udtrykket "administrator" til typisk revisorer og bogholdere, der har en speciel bruger, som kan tilknyttes, så de kan se med hos deres kunder og få alle rettigheder. I Smart Pay er udtrykket "betalings-administrator" noget anderledes - her henviser det kun til de særligt oprettede brugere inden for Smart Pay, der blandt andet kan godkende betalinger.

Derfor er det kun nødvendigt med en betalingsadministrator (med separat login), hvis man skal kunne godkende betalinger, ændre indstillinger for godkendelse eller oprette andre godkendere. Derudover har en revisor eller bogholder som e-conomic administrator ikke automatisk denne rettighed.

Sådan opretter du en betalings-administrator i Smart Pay:

1. Tryk på fanen "Regnskab"
2. Tryk på "Smart Pay" i venstre menu under "Bank".
3. Navigér ind på fanen "Ubetalt".
4. Tryk på det lille hvide tandhjul "Indstillinger" oppe til højre.
5. Tryk på fanen "Brugere" i det nye vindue.
6. Log ind med din November First betalings-administrator bruger
7. Vælg her “Inviter medarbejder” --> Vælg rollen “Administrator” og udfyld de øvrige oplysninger.
8. Afslut ved at trykke på "Gem".

Kun administratorer har tilladelse til at ændre brugerrettigheder eller invitere nye administratorer/brugere.

Dette kan gøres under "Smart Pay" → 'Indstillinger' → 'Brugere'.

En administrator logger ind og opretter brugeren under "Brugere". 
Se evt. sektionen "Indstillinger"  i bunden af guiden, eller følg linket her.

Så snart en betaling er sendt til godkendelse eller er kommet videre til "planlagte" eller "betalte", har du mulighed for at trykke på linjen. I højre side åbnes en oversigt med betalingsoplysninger. Øverst under beløbet kan du trykke på knappen "hent" og hente betalingskvittering.

Betalingskvitteringen indeholder informationer om, hvem der modtager pengene og på hvilke oplysninger. Yderligere er der også informationer om, hvilken konto pengene trækkes fra. Den indeholder også oplysninger om, hvornår betalingen er oprettet, hvad betalingsdatoen er sat til, og hvad betalingsdatoen er. En sådan betalingskvittering indeholder altså alle de samme oplysninger som en betalingskvittering fra banken gør, og kan på samme måde bruges som betalingskvittering, hvis man f.eks. skal dokumentere, at man har betalt noget.

Hvis betalingen allerede er flyttet til enten fanen "Planlagt" eller "Betalt", har du mulighed for at få yderligere informationer vedr. betalingen.

Denne fane er ikke farlig, men mere en hjælpende pegefinger om, at noget er gået galt.

Den vil primært blive vist hvis du sender en ikke bogført postering til betaling, og så efterfølgende sletter posteringen i din kassekladde. Derved prøver du nemlig at betale noget, som ikke fremgår i regnskabet. 

Du skal stadig være opmærksom på, at betalingen vil blive gennemført, medmindre du når at fortryde den, som forklaret ovenfor. 

Med det nye Smart Pay er det ikke længere November First, der opretter modposteringerne, men e-conomic. Derfor kan vi give en bedre beskrivelse af, hvad der driller, og du som kunde kan selv bede om at forsøge at oprette modposteringen/leverandørbetalingen igen. Hvis modposteringen ikke kan oprettes, vil du få en fejlbesked på betalingen under fanen "betalt". Du kan så lave justeringer ud fra fejlbeskeden og på den "runde pil" bede om at forsøge at genoprette posteringen.

Her kan du slå fra eller til om leverandørfakturaer fra den samme leverandør, som har den samme dato, automatisk vil blive kombineret til en betaling. Det er dog værd at nævne at det kun er betalinger med betalingstypen "Bankoverførsel" eller "IBAN" som kan kombineres.

Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.

Her kan du vælge hvilken kassekladde som betalingsposteringer skal oprettes i, og værd her opmærksom på det er vigtigt du vælger en kassekladde som tilladder leverandørbetalinger. Hvis du er usikker på hvordan dine kassekladder er sat op, kan du læse guiden her, og kontrollere om den under "Posteringer" tillader "Leverandørbetalinger" som en posteringstype.

Du kan under "Bogføring" og vælge hvilken konto, som betalingsgebyrer automatisk skal bogføres på.

Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.

Her kan du kontrollere hvilke bankkonti, som du kan bruge når du laver dine betalinger via Smart Pay. 

På listen vil du se alle de bankkonti som du har oprettet i e-conomic, og opretter du en ny vil den automatisk blive tilføjet til listen.

Før bankkontoen kan bruges i forbindelse med Smart Pay, skal din bankkonto først have en Mastercard OS-service tilknyttet. 
Dette kan du ansøge om direkte inde fra e-conomic, ved under "Bankkonti" i dine indstillinger at trykke på "Ansøg os OS". 

Bare husk at trykke på den blå knap "Ok", så dine indstillinger bliver gemt.

Under "Min opsætning" vælger du hvilken type bruger du er i Smart Pay.

Der er to typer brugere at vælge imellem:

Som ikke værende betalings-administrator:
Denne bruger kan gå ind, og se hvad der sker i Smart pay, og kan i fanen "Ubetalt" sende betalinger videre til godkendelse, men kan ikke bruge nogen af funktionerne under de resterende faner.

Som betalings-administrator
Denne type bruger kan det samme som den forgående, men også bruge alle de resterende funktioner i de resterende faner. For at bruge dem, skal du dog først logge ind med dine Smart pay oplysninger. På den måde kan man ved et uheld ikke vælge bruger typen, og komme til at sende posteringer til betaling ved en fejl.

Denne side skal du logge ind med dine Smart pay login informationer, for at få adgang til.

Her kan du kontrollere hvem der har en brugere, som har adgang til at godkende betalinger.

Brugeren skal have en November First-konto og logge ind for at se og foretage ændringer i November First.
Under fanen "Brugere" kan de administrere brugere i N1 ved at tilføje, ændre eller fjerne brugere.

Denne side skal du logge ind med dine Smart pay login informationer, for at få adgang til.

Under "Godkendelse" kan du tage stilling til, om betalinger skal godkendes af en eller to "betalings-administratore", før betalingen kan gennemføres.

Ja, det kan du godt. Du kan selv designe, hvordan dit overblik af posteringerne i Smart Pay ser ud, ved enten at flytte, fjerne eller fryse kolonner.

For at redigere rækkefølgen, skal du trykke på knappen "Kolonner" ude til højre, inde på den fane du vil ændre.

Vælg rækkefølgen af kolonnerne

Vælg hvilke kolonner der skal vises

Vælg rækkehøjden af kolonnerne

Frys den/de forreste kolonner