e-copedia hjælpecenter

Introduktion til opkrævning via PBS/Betalingsservice i e-conomic

PBS/Betalingsservice er en hurtig og nem måde at modtage betalinger fra dine kunder, især hvis din virksomhed opkræver abonnement, forbrug eller kontingent.

Løsningen betyder, at Betalingsservice tager sig af både fakturering og opkrævning af dine kunder. For dine kunder betyder det, at betalingen hurtigt er klaret.

I praksis kan du få omdannet fakturaer til en særlig opkrævningsfil, kaldet en ”PBS-fil”, som du sender til Nets. Indbetalingerne fra Nets kan ligeledes overføres til en kassekladde i e-conomic, hvor du bogfører dem med et museklik. Før du går i gang med funktionen, skal du dog være opmærksom på en række krav og præmisser.

Aftalen om Betalingsservice

For at kunne opkræve dine kunder eller medlemmer via Betalingsservice skal virksomheden eller foreningen have en kreditoraftale. Aftalen indgår du med din bank og Betalingsservice — den oprettes ikke i e-conomic. Undervejs skal du tage stilling til fire ting, som afgør, om e-conomic kan levere data til aftalen:

• Eget ERP-system: ja. e-conomic danner selv opkrævningsfilen, som du indlæser bagefter.

• Dataleverandør: virksomheden er selv dataleverandør.

• Datakommunikationsform: HTTP/HTTPS.

• Delsystem: BS1.

Du skal også vælge, om alle indbetalere må opkræves — også dem, der ikke selv er tilmeldt Betalingsservice. Svarer du ja, styrer du stadig fra e-conomic, hvilke fakturaer der sendes afsted. Se afsnittet om betalingsbetingelser nedenfor.

Oplysninger der skal være ens begge steder

Skriv følgende ned, når aftalen oprettes. De samme værdier skal indtastes i e-conomic, og opkrævningerne fejler, hvis de ikke stemmer:

• PBS-nummer (kreditornummer).

• Debitorgruppe. Der foreslås typisk 0001.

• FI-kreditornummer, hvis I også bruger indbetalingskort og OCR-linje.

• Formatet på kundenummeret, som identificerer den enkelte indbetaler.

Hvor de indtastes i e-conomic, står i Opsæt e-conomic til fakturering via Betalingsservice (PBS), Tilføj PBS-oplysninger til fakturalayoutet og Opsæt OCR-linjen på fakturaskabelonen.

Generelle krav for brug af Betalingsservice i e-conomic

Følgende krav skal overholdes, før du begynder at anvende Betalingsservice i e-conomic.

Undgå samtidig brug af Betalingsservice og FI-indbetaling

Når du anvender PBS (Betalingsservice), bør du ikke samtidigt tilbyde dine kunder betaling via FI-kode på dine fakturaer. Dette frarådes, fordi e-conomic ikke kan aflæse betalinger, som er lavet både via Betalingsservice og FI-systemet.

Hvis e-conomic ikke indlæser betalinger modtaget via Betalingsservice automatisk, skal de indtastes manuelt i stedet.

Begrænsning af dokumenttyper: Kun fakturaer kan overføres via Betalingsservice

Du kan kun benytte Betalingsservice til fakturaer i e-conomic. Det er ikke muligt at overføre kreditnotaer, rykkere eller kontokort til Betalingsservice. Du skal tilmed være opmærksom på, at betalingsdatoen for de fakturaer, der skal opkræves, er korrekt.

Krav om kundeadresse i Danmark

Du kan kun opkræve kunder i Danmark via Betalingsservice i e-conomic. Dette omfatter kunder, der har 4 cifre i postnummeret. Det er derfor vigtigt at have udfyldt postnr. og adresse feltet korrekt på kundekortet.

Valgmuligheder for FI-kode indhold ved e-conomic fakturering

Når du anvender e-conomic og bruger muligheden for at inkludere en FI-kode på fakturaen, er det kun muligt at få fakturanummeret ind i FI-koden igennem e-conomic i forbindelse med fakturering. Kundenummeret kan ikke inkluderes i FI-koden.

Styr hvilke fakturaer der sendes til Betalingsservice

Hvis du har behov for at kunne styre, på tværs af debitorer eller debitorgrupper, hvilke fakturaer der skal sendes til PBS/Nets, kan du gøre det ved hjælp af en betalingsbetingelse. Denne betalingsbetingelse kan du for eksempel kalde ”PBS”, og den bruges kun til de fakturaer, der skal sendes til PBS/Nets. Når du så laver en PBS eksport, vælger du den aktuelle betalingsbetingelse i feltet “Betalingsbetingelser”.

Når aftalen er på plads

Så kan du sætte e-conomic op og begynde at opkræve:

1. Opsæt e-conomic til fakturering via Betalingsservice (PBS) med jeres PBS-oplysninger.

2. Eksportér PBS-filen, når fakturaerne er bogført.

3. Importér indbetalingerne, efterhånden som pengene kommer ind.

Aftalen kræver dokumentation for virksomhedens ejerforhold og tegningsberettigede og en konto, betalingerne kan afregnes til. Hvad der præcist skal vedlægges, får du hos din bank eller Betalingsservice, inden du går i gang.