Sådan fungerer Smart Pay i e-conomic
Smart Pay automatiserer din håndtering og bogføring af betalinger - fra du modtager en regning til du skal betale og bogføre den. Vi anbefaler, at du bruger Smart Pay sammen med Smart-pakken, som indeholder alle e-conomics værktøjer til automatisering af dit bogførings- og godkendelsesflow. Så bliver dit regnskabsarbejde nemt og effektivt - lige fra modtagelse af bilag til bogføring, betaling, godkendelse og bankafstemning.
Læs mere om hele processen nedenfor.
1. Dine regninger bogføres og sættes til betaling i e-conomic
Når du modtager en faktura, kan du nemt uploade den til Inboxen i e-conomic via drag-and-drop, mobil eller email, så den hurtigt kan bogføres. Du kan også modtage e-fakturaer direkte i e-conomic - helt gratis.
Har du Smart-pakken, kan du selv opsætte automatiseringsregler for håndtering, godkendelse og bogføring af bilag, så du får mindre manuelt arbejde. Og dine fakturaer bliver endda aflæst automatisk, så du kun skal trykke "bogfør".
Når en faktura er modtaget og bogført, kan du eller din revisor/bogholder sætte den til betaling med det samme i e-conomic. Så misser du ikke betalingsfristen og undgår at logge på netbanken for at lave betalingerne manuelt.
2. En eller flere betalinger sendes til godkendelse
Når betalingerne er oprettet i e-conomic, kan du eller din revisor/bogholder nemt sende dem til godkendelse hos de rette personer på mobil eller email. I kan vælge op til 2 godkendere af betalinger og på den måde skræddersy Smart Pay, så det passer til jeres behov.
3. Betalingerne godkendes/afvises på mobil eller email
Når en betaling er sendt til godkendelse, modtager godkenderne en notifikation på email eller i e-conomics gratis mobilapp*. Her kan godkenderne nemt gennemse informationerne, tjekke at den vedhæftede faktura stemmer og godkende eller afvise betalingen.
*På nuværende tidspunkt er det kun Superbrugeren i e-conomic, der kan godkende betalinger i mobilappen.
4. Betalingen trækkes direkte i din bank
Når betalingerne er godkendt, sættes de automatisk til betaling i din bank. Her bliver de hævet på forfaldsdatoen eller den dato, som du eller din revisor/bogholder har valgt i Smart Pay i e-conomic.
5. Betalingerne gøres klar til bogføring i e-conomic
Når betalingerne er gennemført, bliver de automatisk oprettet som kladdeposteringer i e-conomic. Er det udenlandske betalinger, kender e-conomic den præcise valutakurs, så posteringerne stemmer overens med beløbet, der er hævet i banken.
Det betyder, at det også bliver nemmere at bankafstemme din virksomheds regnskab. Og med Smart-pakken kan du forbinde din bank og e-conomic, så dine bankposter automatisk overføres til dit regnskab. Her kan du afstemme dem med et klik og få automatiske forslag til, hvordan de skal bogføres, så du slipper for tastearbejdet.
