AutoMester indfører online økonomi- og kundestyring

Hos Danmarks største kæde af frie værksteder, AutoMester, er man i gang med at implementere online økonomistyringssystemet e-conomic, der sammenkøres med et nyt kundestyringssystem.

De første 150 autoværksteder er oppe at køre, og det er forventningen, at inden udgangen af 2012, er der min. 300 værksteder, der bruger online økonomi- og kundestyring. Det nye system betyder, at værkstedsdriften optimeres, og der spares tid og penge i administrationen.

Med 445 værksteder fordelt over hele landet, er AutoMester Danmarks største værkstedskæde. Med så mange værksteder er der ifølge AutoMesters konsulent, Per Rosenby, masser af tid og penge at spare ved at gå over til online økonomi- og kundestyring.

"Vi startede den 1-1-2007 med at få de første værksteder koblet på, og i dag, d. 15/8-2010, er der 150 værksteder, der har implementeret økonomi- og kundestyring. Vores klare ambition er, at i løbet af yderligere et par år, vil der være ca. 300 værksteder, der kører med online økonomi- og kundestyring", siger Per Rosenby.

Optimering af værkstedsdrift

"Fordelen med e-conomic og kundestyringsprogrammet er, at man nu går direkte ind på kundens bil i kundestyringsprogrammet, bestiller varerne ved grossisten, lægger varerne direkte ned på det digitale arbejdskort, påfører arbejdstimer og materialer, og med et enkelt klik overfører arbejdskort til faktura, som automatisk bogføres samtidig med, at den udskrives", forklarer Per Rosenby.

Tidligere gik man ind i kataloget og bestilte varerne separat. Herefter tog man den faktura man fik fra FTZ, hæftede den sammen med det håndskrevne arbejdskort, som mekanikeren havde udfyldt med timeforbrug m.m. Derefter lavede mester så en faktura på et mindre faktureringsprogram og efterfølgende var der typisk en bogholder eller revisor, der bogførte den samme faktura i et større regnskabsprogram - eksempelvis C5. Nu arbejder alle i samme system

"Så den helt store fordel er nu, at værkstederne sparer en hel arbejdsgang og nu er sikre på at få alle varer med på ordren. Når man bestiller varer med det nye system fungerer det nemlig på den måde, at varerne nu automatisk kan overføres til arbejdskortet. Faktisk ligger hele fakturaen på arbejdskortet, så det optimerer i høj grad værkstedsdriften", siger Per Rosenby.

Al historikken på bilerne gemmes ned til mindste detalje i systemet, så der altid er mulighed for at være på forkant med kunderne.

Sparer timer på bogholderen

"Økonomi- og kundestyringsprogrammet er online, hvilket betyder, at man 24 timer i døgnet har mulighed for at arbejde i de samme systemer som bogholderen og revisoren – blot man har adgang til en pc med internetadgang. Samtidig har mange af værkstederne fundet ud af, at de egentlig lige så godt selv kan sende faktura og bogføre.

Økonomidelen er også blevet meget vel modtaget blandt vores værksteder, fordi det nu er så let at bogføre og sende faktura. Mange har været vant til at lave udtræk og sende ind til revisoren, som så har bogført for dem. Nu har mange fundet ud af, at det er ikke så svært, så en del gør det selv nu og bruger ikke længere ressourcer på en bogholder", siger Per Rosenby.

Med den nye online løsning skal værkstederne ikke tænke på backup, ligesom der er realtidsopdatering. På hovedkontoret i Middelfart bruger man ligeledes den nye løsning, hvilket betyder, at værkstederne altid kan få support.