Køligt overblik over isvaflerne

Frisklavet, italiensk is har gjort den danske franchisekæde ParadIS til en succes. Dog affødte succesen et stort problem i forhold til den interne økonomistyring, som var uensartet og uregelmæssig ude i de enkelte butikker. Med et online økonomistyringssystem har ParadIS nu overblik over de 23 butikkers lønsomhed og kan benchmarke dem i forhold til hinanden.

Samtidig slipper ParadIS for at have en selvstændig server stående, som skal driftes og opgraderes. Og softwaren reducerer udgifter til transport, når revisor eller bogholder nu kan følge med online.

Siden etableringen af den første isbutik i Århus i 2000 er ParadIS nu en landsdækkende franchisevirksomhed, der tæller 23 franchisebutikker lige fra København til Skagen. På blot to år er ParadIS vokset med 14 nye butikker, og ledelsen i ParadIS lægger ikke skjul på, at forretningsplanen også giver plads til udenlandske vækstambitioner.

”Der er over 250 ansatte nu i ParadIS-regi, og væksttempoet er højt. Derfor vil vi på sigt prøve vores koncept af i udlandet. En fordel ved franchise opbygningen er netop, at de enkelte butikker styres lokalt og drives selvstændigt. Derfor blander vi os ikke i den daglige drift. Omvendt afhænger vores eksistensgrundlag 100 pct. af butikkernes lønsomhed, og derfor skal vi kunne yde hurtig støtte, hvis driften af en butik ikke er optimal,” siger Jørgen Bjerre, medstifter af ParadIS.

Skærpet behov for ensretning

Indtil for få måneder siden havde ParadIS dog ikke overblik over hver enkelt butiks lønsomhed.

”Den hastige butiksvækst har resulteret i en ustruktureret økonomistyring. Det blev enormt ressourcekrævende for os at holde rede i, hvordan hver enkelt butik klarede sig økonomisk, når der blev anvendt forskellige økonomisystemer og metoder fra butik til butik.

Vi besluttede, at vi ville have månedlige indberetninger, og at alle skulle arbejde med ét og samme system. Uden det kan vi ikke benchmarke butikkerne op mod hinanden,” siger han.

Faktura-frustration

En anden væsentlig årsag til, at der var behov for at ensrette økonomistyringen skyldes kompleksiteten i den daglige drift af ParadIS-butikkerne. Der produceres nemlig is hver dag i hver enkelt butik. Isproduktionen kræver en lang række ingredienser, og alene indkøb af mælk genererer fire fakturaer om ugen per butik. Det er over 350 fakturaer om måneden for de 23 butikker.

Hver butik betaler op mod 50 fakturaer om måneden, og eftersom butikkerne typisk er betjent og administreret af samme person, der i sommerhalvåret har rigeligt at se til med drift, kommer administration naturligt nok i anden rækkefølge,” fortæller Jørgen Bjerre.

Høj fleksibilitet med online lejesoftware

”Derfor besluttede vi at finde et system, som alle – også dem uden en regnskabsmæssig baggrund – kan navigere rundt i, og som alle har adgang til, uanset hvor de er. Vi valgte et system, der hedder e-conomic, fordi det er baseret på online lejesoftware og kan sammensættes, som man vil.

Fleksibiliteten er væsentlig for en virksomhed som os, der forandrer sig hele tiden. F.eks. har vi oprettet en samlet kontoplan, som er kopieret til alle 23 enheder. Den kan nemt udvides i takt med vores vækst,” fortæller han og fortsætter:

”Bogholdere og revisorer har tilmed gratis adgang, hvis man vælger at få ekstern hjælp til de månedlige indberetninger. En meget væsentlig feature er, at opgraderingen er billig. Det er normalt den, der koster virksomheder dyrt på langt sigt. Men her er den inkluderet i de 149 kr., som hver butik betaler om måneden.”

Automatisk bogføring

En tidsbesparende fordel er, at de mange fakturaer, som hver butik løbende betaler, fremover bliver bogført automatisk. ”Vi kan automatisk importere filer til e-conomic, herunder fakturaer. Det betyder, at fakturaer automatisk fordeles på rette konti.

I stedet for at en butik skal håndtere 25 fakturaer på sødmælk, samles disse på én fil og bogføres på én gang,” siger Jørgen Bjerre.

e-conomic kan desuden integreres med ParadIS Danmarks andre forretningssystemer til løn, salg, varebestilling mv., og denne integration går ParadIS i gang med nu.