Unik Administration om Projektstyring

På en villavej i den lille by Vadum vest for Aalborg ligger enkeltmandsvirksomheden med navnet Unik Administration, og denne ene ’mand’ er revisor Hanne Brandt, der i ni år har haft sit eget firma, hvor hun hjælper en lang række virksomheder med blandt andet bogføring og regnskaber.

Det er et firma, der går godt, trods krisen, eller faktisk på grund af den, fordi den har haft den virkning, at bankerne har strammet kravene til økonomistyringen i de virksomheder, de låner penge til. Så krisen har betydet, at Hanne Brandt har travlt, og derfor har mange opgaver, hvor hun løbende skal registrere tidsforbrug, kørsel og andre udgifter, som skal faktureres til kunderne.

Til den opgave bruger hun projektstyringsmodulet i e-conomic. Og det er der flere gode grunde til, fortæller hun:

”Jeg fører et projektregnskab for hver eneste kunde for at holde styr på, hvor mange timer og udgifter, der skal med, når jeg skal lave fakturaer til dem. Og her har jeg stor glæde af e-conomics projektstyringsmodul, fordi det har alle de nødvendige funktioner, både til registreringen og til faktureringen.

Men også fordi det er nemt at bruge og hurtigt at arbejde med, og uden at jeg nogensinde har problemer med svartiderne. F.eks. så skal der kun nogle få tryk på tasterne for at danne en faktura, som jeg kan sende til kunden per e-mail og i pdf-format. Så jeg har svært ved at forestille mig, at det kan gøres bedre.”

Konvertering til pdf-format

Denne konvertering til pdf-format bruger hun også, hvis der er bilag, der skal sendes til kunderne sammen med fakturaen.

Hanne Brandts begejstring for e-conomic gælder også de andre dele af det, tilføjer hun: ”Det er næsten lige meget, hvilke opgaver jeg har, så bruger jeg e-conomic til det. F.eks. så har jeg flere kunder, der er små, men som indgår i større koncerner, der stiller de samme høje krav til rapporteringen, som til de langt større enheder i koncernen. Men det klarer jeg også med e-conomic.”

Andre væsentlige funktioner, som Hanne Brandt fremhæver, er muligheden for at periodisere kundernes regnskaber, for at lave anlægsregnskaber og for at ordne kundernes bankoverførsler. Når det gælder sikkerhed, så nævner hun, at der automatisk føres logbog over alle transaktioner i systemet, så man altid kan se, hvem der har gjort hvad og hvornår.

Hanne Brandt er kort fortalt blevet så glad for e-conomic, at hun har opsagt licensen på det ERP-system, som hun ellers har brugt siden virksomhedens start for ni år siden:

”Jeg kunne simpelthen ikke længere se nogen begrundelse for at betale den høje licens, som det kostede. For det kunne ikke noget, som e-conomic ikke kan, og det var meget sværere at bruge. Så nu bruger jeg kun e-conomic, og det koster mig ikke mere end 152 kroner om måneden.”

Den pris er så lav, at Hanne Brandts umiddelbare reaktion, da hun første gang blev præsenteret for e-conomic, var ”at det kan umuligt passe, at det ikke koster mere.”

Anbefaler det til kunderne

Men det gjorde det ikke, og derfor er Hanne Brandt nu begyndt at anbefale e-conomic til de kunder, der stadig har deres eget ERP-system:

”E-conomic kan jo alt det, som de andre ERP-systemer kan, og dermed kan det alt det, som der er brug for i langt de fleste virksomheder. Og hvis der er noget, man ikke kan finde ud af, så har de en hot-line-service, som man altid får god hjælp fra. Så det er kun i meget specielle situationer, at jeg har en kunde, der ikke kan løse alle opgaverne med e-conomic.”

Som en sidste fordel ved e-conomic nævner Hanne Brandt, at det kører over nettet i stedet for at ligge på en server hos hende eller hos kunden:

”Alt foregår over nettet og alle data ligger hos firmaet e-conomic, og det er mindst ligeså sikkert og stabilt, som hvis det havde ligget på en server hos mig eller hos kunden. Så vi slipper for at tænke på back-up og oppetider, og jeg kan gå ind i kundens regnskaber med et kodeord, uanset hvor jeg befinder mig, bare jeg har adgang til internettet.

Og vi kan uden problemer være flere brugere på én gang, så jeg f.eks. kan have kunder, der selv klarer faktureringen, medens jeg laver deres regnskaber.”